數字文具盒|這些 app 幫我度過讀研時光

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文章代表作者個人觀點,少數派僅對標題和排版略作修改。

本文參與數字文具盒徵文活動。

寫在前面

現在的我已經不再是一個學生,甚至也不再做研究。不過,寫畢業論文的時候採用的工具和方法,確實一直沿用至今,已經為工作而進行了些許改良。在讀碩士研究生的三年生活中(其實第三年已經在工作崗位上度過),我曾經嘗試過不少與研究或者論文寫作相關的數字工具;這些工具中有些幫助我在閱讀文獻的過程中準確把握文章意思,從而確定了個人選題;有些則在實驗進展過程中幫助我看清資料之間的關係;還有些則是論文寫作的時候幫了我大忙… 不過,這三年的研究生歷程也讓我越來越意識到,工具與效率之間並非強烈相關:或許有的時候工具的使用反而讓人南轅北轍,採用更加精簡的工具,以及加入更多個人的思考,才是完成研究工作的重點。

這篇文章僅僅是想要介紹自己在論文寫作的過程中用到的一些工具與方法。我研究的科目是漢語作為第二語言習得。研究生期間除了研究本身,還需要承擔一些教學工作,以及一些學生管理的工作,這篇文章也會有所涉獵。

Notion:是知識庫,也是資料庫,還是靜態網頁

Notion 的多面性與靈活性,我想少數派上的眾多文章已經解釋得清楚明白。但至於具體如何使用,這就看個人的情況了。在我個人的例子中,主要使用了 Notion 以下幾個方面的特性:

  • 資料庫功能 - 用於學生資訊管理、進度追蹤、組會筆記
  • 反向連結功能 - 用於閱讀文獻和筆記重點內容
  • 靜態網頁分享功能 - 用於呈現課程大綱、更新課程材料

Notion 的資料庫功能,由於資料庫中每一條都可以單獨作為一個頁面,每一個頁面上又可以建立新的資料庫…… 如此巢狀之後,形成了十分靈活的資料庫體系。無論是用於學生資訊的管理、進度追蹤還是系列筆記,都可以在短時間內搭建起較為整潔美觀的資料表格。

學生管理

研究生期間一大工作是助教工作,需要管理一個二三十人的留學生班級。在學期初,我從教務老師那裡拿到學生名單之後,就開始使用 Notion 建立一個完整的資料庫了。有關使用 Notion 進行學生管理的詳情,我曾經在 部落格文章 中有所提及。很多人問我為什麼不直接用 Excel:或許我只是不想面對一個個檔案吧,Notion 的資料庫大、全,可儲存的資料型別很多,對錶格屬性的管理也比 Excel 靈活。

在學生資訊管理方面,Notion 可以發揮的潛力是巨大的。除了學生姓名、性別、國籍等等基本資訊之外,我們還可以通過設定日期等欄位,來使用日曆檢視方便地檢視學生需要上交作業的 ddl;設定分類標籤欄位,來使用看板檢視方便地分配學生到不同的任務或者小組等等。

文獻閱讀與筆記

研究生日常的文獻閱讀,也與 Notion 產生了聯絡。在我研究生初期,一大難題就是確定選題。選題從哪裡來?一般來說,是從文獻中前人未解決的問題中來。因此,大量閱讀文獻就成了當時的一項特別重要的任務。文獻閱讀的過程中,不可避免地,不同文章間會產生這樣或者那樣的關聯。因此,Notion 的反向連結功能確實幫助我,除了在使用標籤的情況下,把不同文章中相關聯的觀點或者部分聯絡起來。

反向連結的好處在於,它不僅僅是在當前的頁面可以連結到另一篇文章,而是可以檢視當前的頁面被哪些頁面連結。這樣,我就不用費勁去找,我到底是在哪裡給某個頁面記上了一筆,自己可能已經忘記了其中的聯絡。

例如,在我文獻閱讀的過程中,發現文獻 B 借鑑了文獻 A 的動詞分類系統;此時我在文獻 B 的筆記中連結到了文獻 A 的筆記頁面;在文獻 A 的筆記頁面就可以看到文獻 B 連結到這篇文獻。

這種連結幫助我在寫文獻綜述的時候能夠更加清晰這些文章之間形成的體系:例如,文獻 C 採用了文獻 A 中的什麼觀點,認為文獻 B 中的哪些觀點是錯誤的,並且使用了文獻 D 中的實驗方法得到了什麼結論 —— 若不是反向連結,這些關係的梳理可能會更加複雜。

儘管如此,對於使用這種方法去閱讀的論文,我也經過了一些篩選。到底在什麼情況下,我需要對文章進行這種程度的剖析呢(顯然,如果對每篇文章都進行如此分析,工作量很大,也沒必要)?

首先,可能文獻所使用的理論框架或者分類你也想要採用(比如,我在畢業論文中也採用並擴充套件了上述文獻 A 中的動詞分類),你想要搞清楚,這種理論框架或者分類在其他文獻中被採用的情況。

其次,需要進行對比分析的時候。例如,我在對具體的語言現象進行分析時,希望採用不同論文中對於不同語言對之間的分析作為橋樑,進行三種語言的現象對比 —— 此時我無法直接找到對三種語言的分析,只能是將不同的論文連結起來進行兩兩對比。

反向連結的具體使用,少數派上也有不少文章,我本人用得也只是皮毛而已。不過,它確實幫助我理清了自己看完的論文的網路,連線了不同的論文後,我對自己研究的課題中許多方面都有了更清晰的認識:一是目前學科領域的進展,二是個人關注的語言現象,三是不同論文之間觀點的碰撞 —— 這些都為我後期開題和論文寫作減輕了不少負擔。

靜態頁面

研二一個學年,我都在擔任美國某大學的實習漢語教師一職,承擔零起點社群學生的 Chinese 1A 教學工作。考慮到需要提前進行課程計劃,以及課程中需要共享 PPT 等材料,我在 Notion 上建立了一個靜態的頁面,提供一些課程的基本資訊,每節課結束後,也將自己講課時用的簡報、佈置的作業放上來,這樣比較清晰明確。

Zotero:文獻管理與參考文獻

使用 Zotero 進行文獻管理,在少數派想必也是老生長談了。不過,在這裡還是要提到 Zotero 的文獻管理功能。

  • 瀏覽器外掛進行 論文爬取
  • 多裝置通過 WebDAV 進行 文獻同步
  • 支援使用 GB 國標進行 參考文獻匯出 (順序編碼制和作者-出版年制都支援)
  • 檔案管理與 知網外掛

最近看到使用 Zotero 下載論文導致學校整個 IP 段被封的新聞,還讓我有點心有餘悸;幸好我用 Zotero 的時候沒發生這種慘劇。Zotero 的瀏覽器外掛支援 Safari、Chrome 等主流瀏覽器,可以自動抓取主流學術網站上的論文資訊,包括標題、作者、關鍵詞、摘要等等資訊。此外,像是 Web of Science 之類的論文資料庫網站,批量匯出 RDF 格式的檔案後再使用 Zotero 的匯入功能直接一鍵匯入可能更加方便快捷。不過無論是哪種方式,Zotero 都可以快速把論文資訊收納起來。

如果你下載的論文 PDF 含有 DOI 等資訊,Zotero 也可以自動幫你從網站上找到論文資訊,並且將論文檔案重新命名並通過網盤同步。WebDAV 服務近來可能沒那麼好找,不過我一直使用的 Yandex Disk 還一直支援著(這時候,作為俄語專業學生的好處就體現出來了)。

Zotero 也內建了龐大的內建參考文獻內建庫,其中也包括了各高校對畢業論文的格式要求中常常採用的 國家標準 (GB/T 7714-2015)。無論是 順序編碼制 (Numeric)還是 著者-出版年制 (Author-Date),Zotero 都可以對選中的論文一鍵生成,可以選擇使用貼上板方式儲存,還是直接儲存成 RTF 富文字檔案。我個人的習慣是,由於很可能需要進行些許微調,我會先用 Zotero 匯出論文資訊,貼上到 Word 文件後再行校對。

儘管知網對於 Zotero 的支援有些匱乏,但可喜的是,Zotero 現在還有可用的知網外掛可以使用。例如我正在使用的 這個 Zotero Translator ,仍然可以在登入知網的情況下獲取標題、作者等文獻資訊,並直接下載全文 PDF。

VOS Viewer:瞭解參考文獻背後的聯絡

面對海量的文獻資訊,或許你也和我一樣曾經無從下手。得益於像 VOS Viewer 這樣的文獻資訊分析軟體,我們可以快速找到在領域內比較熱門的關鍵詞、經典文章乃至大佬作者,從而快速找到文獻閱讀的重點、瞭解研究的前沿熱門。

有關 VOS Viewer 的具體使用方法,可以參考少數派作者玉樹芝蘭 老師的《科研新手全面入坑指南》中的相關章節。這裡僅僅講一講對於我個人的研究主題來說,VOS Viewer 幫助我澄清了哪些事實。我的研究領域是三語習得(即研究語言學習者學習一門外語之後的其他語言的過程)。三語習得是一個相對年輕的領域 —— 我 2020 年的時候使用其名詞在 Web of Science 進行搜尋時,得到的論文只有幾百篇。

使用 VOS Viewer 進行文獻關鍵詞共現的分析之後,你可以得到:

  • 文獻關鍵詞在這個領域的文獻中出現的次數相對多少
  • 某個關鍵詞常常與哪些其他關鍵詞共同出現在論文中
  • 當前領域對於某些概念和現象的研究主要集中在哪些主題

這些資訊除了對寫文獻綜述有幫助之外,還能夠對你瞭解目前領域中的大致研究方向,以及哪些主題可能值得深挖作出提示。個人建議,拿到圖形結果後,別急著開始搜尋上面的關鍵詞,而是和自己的導師好好討論一下:哪些關鍵詞是當前熱點、哪些關鍵詞適合深挖畢業論文的題目等等,至少不會太過於盲目。人們常說,科學研究是站在前人的肩膀上:使用文獻視覺化工具的過程中,我也深刻地感受到這一點。

Microsoft Word:房間裡的大象

文科生寫論文基本無需 LaTEX 的協助,但是 Word 是避不開的寫作工具。無論你一開始的筆記是什麼格式,Markdown 也好、txt 也罷,甚至是 PDF 批註 —— 最後的論文總是要交一個 Word 版本吧?Microsoft Word 就這樣成為了房間裡的大象:人們似乎一開始總會試圖忽略它,但到後來卻發現它無法忽略。

善用表格處理需要對齊的資訊

使用 Word 排版的時候,總是有一些東西需要在跨行對齊,但是如果只用製表符或者空格來對齊,很有可能出現各種各樣的問題。空格會因為 Word 的自動縮排、段落對齊等等而最後「適得其反」,就算用製表符,可能也無法優雅地解決一些需要居中的資訊。

這時候,表格就可以很好地解決上面的問題。例如,封面上的個人資訊欄,用傳統方式可能需要使用左右兩端縮排,同時填寫區域沒有辦法做到橫線的長短一致以及填寫文字居中。但是,我們轉變思路,使用一個兩列表格,同時隱去表格邊框,就可以妥善解決這個問題。

使用自定義樣式建立自動目錄及文件結構圖

在 Word 中,我們也可以通過建立自定義樣式的方式進行文件結構的構建。這樣,一方面,導師在審閱你的論文時可以快速定位到章節,同時清晰地瞭解你的論文結構是如何的;另一方面,也可以直接在文章的開頭生成自動目錄,頁碼也會隨著你更新文件的內容可以自動更新,只需要操心一下目錄格式的問題,而無需考慮內容的變動。

使用標題樣式的段落,會自動被新增到導航窗格的目錄中,也會自動在目錄中出現。因此,在論文寫作的過程中,只需要按照自己的想法和需要起好標題,並且按照學校的要求設定好每種標題的格式,手動應用這些格式到你的標題段落,就可以了。這樣做不僅能夠確保規範,還可以省下使用格式刷一點點刷標題的不少時間。

分節控制頁首頁尾頁碼

在 Word 中,預設情況下,文件的每一頁的頁首和頁尾是相同的。當使用 Word 內建的頁碼時,它也會自動按照從 1 開始的順序給每一頁編碼。有些時候,學位論文的編寫規則會要求我們從目錄或者摘要開始編碼;或者要求我們給正文重新從 1 開始編碼…… 諸如此類與頁首頁尾相關的問題,我們都可以用給文章分節的形式加以解決。

例如,如果需要給從目錄到正文之前的頁面單獨編碼,我們可以在正文之前插入一個連續節,並從正文開始設定 Word 的頁首與頁尾「取消連結到上一節」。

同理,如果是正文每一章需要設定章節的標題作為頁首,那麼需要在每一章結束後,在下一頁插入一個新的節,並且重新設定頁首。不用擔心頁尾的頁碼不能連續 —— Word 預設下一節的頁首頁尾是連結到上一節的,在這種情況下,頁碼會自動繼續編碼。

寫在最後

解決工作中遇到的問題,現在的人們有搜尋引擎、有影片網站、有觸手可及的資源。不要吝惜去用它們獲取你所需的資訊和知識 —— 我在上面介紹的使用方法,除了自己摸索,各種文件、手冊也是讀了很多遍,才最終找到屬於自己的解決方案。

如此,作為數字文具,上面這些 app 可能不能僅僅是「用用而已」,而是要切實掌握它們的用法,才能夠高效地解決在學術研究工作中遇到的問題。就像我一再強調的:工具與效率並非強烈相關,並非你安裝了上面的這些工具,效率就能提高。能夠摸索出適合自己的使用方法,這必然是費時費力的。這篇文章講到的四類工具,其實都有高度的可替代性(例如,與 Notion 同類的 Craft 乃至在本文語境下可能作為替代品的 Excel;與 Zotero 同類的 Mandeley、NoteExpress;與 VOS Viewer 同類且功能更為複雜強大的 CiteSpace;與 Microsoft Word 同類的 Pages、WPS 文字)—— 條條大路通羅馬。

因此,不必人云亦云,也不必妄自菲薄。正在閱讀這篇文章的你,在自己的數字文具盒裡,肯定也有一些看家的寶貝吧?

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