分散式團隊的高效站立會說明書

寫在前面

在上篇文章中，我們探討了「每日站會的非必要性」：作為迭代目標進度同步的一種形式，每日站會可以根據具體需要，靈活地選用不同的會議形式以及會議週期。

對於需要日會/站會的敏捷團隊而言，是否存在某種已驗證的更高效的會議模式？分散式團隊的可複製會議技巧又有哪些？本篇文章將展開解答。

一些敏捷管理方法設想每天召開團隊會議，在會議期間，成員間可以做出承諾，識別和討論潛在挑戰並且解決難題。會議形式中最受歡迎的「站立會」已經存在了幾十年，之所以稱為「站立會」是因為參會人員通常會站著參加。長時間站立的不便與不適也是故意為之，這樣利於與會者集中注意力並保持會議簡短。

雖然傳統的站立會對許多人來說仍然適用，但很明顯，它誕生於分散式工作風靡之前的世界，在當時同步溝通是常態。而且過往的經驗是：站立會經常因為臨時的變更、不夠深思熟慮、累贅的言語表達而變得無聊冗長。

現在，遠端工作和相關的非同步通訊工具的進步，使得團隊溝通的處理方式得到大大改善。十五年來，我一直在嘗試多種團隊會議形式，而今天分享的是我和團隊均認為的最有效的會議模式——它通過同步、非同步、書面溝通和視訊交流，甚至表情符號的結合，減少了輸入時間並將價值最大化。我們稱之為 Estandap。

Estandap 的主要目標是使不同規模的公司的團隊成員能夠保持一致，確定任務優先順序，達成共識，互相幫助以消除阻礙因素，並加速成功的產出。Estandap 有兩個部分：

• 每日非同步的書面更新

• 每日同步的共同會議

組織內的每個團隊都要執行這兩項操作。超過 20 人的團隊往往有中層管理人員，他需要向上級領導者彙報，也要接受來自團隊成員的彙報。

因此，中層經理可以是兩個 Estandap 團隊的成員：一個團隊由上級領導者、中層管理者及其同事組成，另一個則僅由中層管理者及其直接下屬組成。

01 每日書面更新

在每個工作日開始時，團隊成員在共享文件或通訊頻道中回答以下問題：

✅ 您昨天完成了哪些目標？
❌ 你未完成哪些目標，為什麼沒完成？
🥅 今天，你計劃完成的最重要的目標有哪些？
🛣  你目前的主要目標和交付估算是什麼？

目標應該是客觀的，注重結果的，而不應僅是一個任務列表。避免設定模稜兩可的目標，例如「開始工作……」或「處理……」，而是應該設定客觀和/或可衡量的目標，例如，「推送實時……」或「完成 50% 的……」。

有時，人們可能會將書面更新視為報告工具，而不是對齊工具。這種心態一旦形成，他們就會因為害怕責罰而在日常更新上注入水分。團隊領導者應該同團隊成員強調，書面更新只是為了保持一致、互有啟發。這是一個安全的討論空間，它的目的只是：

• 讓作為一個團隊的我們更高效；

• 通過共享專案資訊和知識，提高推進速度；

• 作為團隊成員和專案負責人的優先順序排序依據；

• 創造凝聚力和學習環境，因為我們都對彼此的工作都有更好的理解；

• 幫助構建自己的工作並分享正在處理的內容。簡明扼要，不要過度分享——詢問自己：瞭解什麼內容對團隊而言才有價值？然後回答這個問題。

02 每日會議

每個工作日都要舉行一次會議。為了最大限度地提高工作效率（避免多工並行），每日會議應該儘可能早地舉行。如果需要進行遠端會議，選一個最順手的遠端工具即可。會議議程大致如下：

👓 閱讀其他人的書面更新。
📝 列出需要討論的主題和應參與的人，並按優先次序排列。
🗣 討論主題。

預設情況下，會議是由團隊領導安排和主持的。團隊成員可以輪流擔任會議主持人，這樣可以提升會議激情，也能讓團隊領導投入更多時間思考戰略。

會議應從瀏覽閱讀開始，而不是書寫更新。如果成員沒有提前完成書面更新就參加站立會，那會議的效率和速率就會大大降低。書面更新應該在每日會議開始之前完成。無需等待的會議能讓人更加集中，等待是很糟糕的！

當團隊成員閱讀每個更新時，他們可以新增評論，讓成員關注到。如果有需要立即討論的主題，他們可以將其新增到討論列表中 - 包括需要參與討論的人的姓名。

一旦閱讀完畢，列出議題，主持人將對待討論的議題進行優先排序。優先順序可以通過影響、重要性或參與的團隊成員數量來確定。那些無需處理議題的成員可以先行離開會議，避免浪費時間。

理想情況下，議題應包含問題和答案的互動。那些純粹的（僅供參考的）資訊，最好以非同步方式處理。如果有一個特定的話題很明顯無法在站立會上被解決，需要更多的時間和精力，那就必須安排一個單獨的會議來討論解決這個問題。

每日會議必須儘可能簡短。每個團隊成員閱讀更新的時間應不超過一分鐘。討論議題總是不可避免地需要更多時間，但並不是每個人都需要參與。一個 3 人的小團隊只需要投入 3 分鐘用來閱讀書面更新，而一個 20 人的團隊可能需要 20 分鐘。

舉個例子，目前大約有 20 名團隊成員會直接向我彙報。我將安排一個小時的會議時間，其中 15 分鐘用於閱讀書面更新，5 分鐘用於檢視指標，40 分鐘用於需要我參與的議題討論。

03 書面更新進階

1. 為了提升團隊的一致性，將 OKR 納入考量。

2. 書面更新可能是重複的——特別是與主要目標相關的部分。為了更容易識別每天的變化，用不同的顏色、圖示等直觀地突出新的和/或重複的內容。

3. 大型組織可以**使用#標籤 **來區分和識別不同團隊的更新。

4. （向上彙報時）理想情況下，專案負責人應該代表團隊回答「目前的主要目標和交付預期是什麼？」，而不應過度關注自己的具體執行動作。

5. 新入職的成員應閱讀其他成員一個月前或更早之前的書面更新內容。這將有助於他對團隊的目標和日均效能有更深入的瞭解。

6. 如果你在使用 OKR 框架，請將最後一個問題「🛣 你目前的主要目標和交付估算是什麼？」分成兩部分，分別用於目標和關鍵結果：

· 你的主要目標和時間表是什麼？

· 讓我們更接近目標的關鍵結果是什麼？

04 每日會議 Pro

1. 對於資料驅動型團隊，可以花幾分鐘時間檢視和反思日常關鍵績效指標（KPI）的表現。

2. 在閱讀每日更新時，應使用✅以表明你已閱讀更新，還可以使用其他表情符號以表示歡呼或支援。

3. 對於大規模的團隊，率先關注可能與你產生依賴的其他團隊成員的更新，反之亦然。有些時候，領導者不得不提前開始更新內容的閱讀，才能讀完所有內容。

4. 如果每日會議是遠端會議的形式，請開啟攝像頭，面對面互動非常重要。這可能是一天中所有團隊成員唯一能夠看到彼此的時間。可以在閱讀更新內容時關閉攝像頭，開啟攝像頭表示您已完成閱讀。

5. 為了避免單調，增加會議參與度，主持人可以在會議過程中分享一些獨特或有趣的東西。

6. 以振奮人心的口號結束會議。研究發現，口號可以提升團隊表現，改善認知功能，甚至讓成員更喜歡彼此。

05 Estandap 存在的問題

Estandap 當然並非完美，它也存在一些問題。

1. 在不愛分享和過度討論之間找到適當的平衡。有時候，團隊成員會過於詳細地描述自己的工作內容。鑑於（會議後）在遠端工作時最好避免過於頻繁的交流，因此 Estandap 中過度討論的情況很難解決。

2. Estandap 關注的不僅僅是產出和結果。它需要堅實的基於業績或基於結果的管理框架作為輔助。

3. Estandap 在幫助團隊保持一致，完成優先順序排序，達成共識和速率提升方面表現得很好。但是，它並沒有很好地解決學習和內省問題。書寫更新的內容已經消耗了大量的認知能力，因為它要求成員專注於規劃，提升交付速率。在流程中新增內省可能是一種矯枉過正的行為。很少有人會在工作日剛開始時有做這麼多事情的能力。系統的學習應該有其獨有的並行框架。

4. 跨多個時區工作時，Estandap 要求的同步同時的會議可能會導致一些團隊成員不得不在工作以外的時間參加會議。

隨著越來越多的公司將 Estandap 投入實踐並給予我們反饋，Estandap 還將得以持續改進和發展。

# Liga總結

Estandap 是經驗總結下最高效的敏捷日會模板。它包括每日書面更新和每日會議兩個部分。

• 每日書面更新的內容：✅已完成工作，❌未完成工作，🥅當日目標，🛣長期目標
• 每日會議的步驟：👓瀏覽所有更新，📝列出討論主題，🗣組織討論

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原文作者：Alexander Torrenegra

文章出處：Medium

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