為什麼專案老夭折?這份專案管理指南請收好

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1.前言

無論你是專案管理的新手,還是擁有多年專案管理經驗的老手,想要在有限資源和預算內按時完成一個專案都不簡單。無論你正在管理的專案型別如何,你都可能面臨一系列不同的挑戰。

老話說“站在岸上學不會游泳”,這完全適用於專案管理。專案管理中的一切都是需要動手實踐的,與其他領域不同,如果只是大量的試驗而沒有實踐,那你會死的很慘。

為了幫助大家可以做好專案管理,本人特地從專案管理的概念、專案管理的重要性、專案管理生命週期、專案管理的常見方法、為什麼專案管理會失敗、如何避免專案管理失敗等幾個角度對專案關鍵進行深入的剖析和解讀。

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2.什麼是專案管理

專案管理是指運用系統的理論方法,在有限的條件和資源的情況下,對專案開始到結束的全流程進行計劃、組織、協調直至最終實現專案目標的管理過程。

它的主要目標是在既定的時間、預算和質量目標內完成專案。每個專案生命週期都有五個特定的專案階段:啟動,規劃,執行,監控和收尾。

3.為什麼專案管理如此重要

無論是生產製造型企業的研發部門,想要把控好研發流程還是工程建築類的企業,在業務進行時需要配置資源、多方管理等等,都需要專案管理;對於大多數的網際網路公司,會有產品部門和技術部門,就是傳說中的業產研,他們的業務運營、產品和技術研發也需要專案管理。

雖然不同的企業其管理的內容略有不同,但是或多少都會用到專案管理,掌握專案管理的思維和方法,對企業及團隊管理的重要性不言而喻。

4.什麼是專案的生命週期

專案有生命週期,因為它不會永遠持續下去。專案生命週期在專案啟動時開始,經過專案規劃、專案執行、專案監控等三個階段,最後在專案完成時結束。
每個階段都有一個時間週期,但是不同的時間點,專案管理的重點會略有差異。關於專案生命週期與不同專案階段專案過程組的相互作用關係如下圖:

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5.專案管理常見的三種方法

專案管理方法是指用於管理並指導完成整個專案活動的操作方法。有效的專案管理方法可以簡化專案管理的複雜性,降低成本並和風險。雖然有許多完善的專案管理方法,但這三種方法比較常見:

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5.1 瀑布式(分階段)管理法(傳統常用的基本方法)

瀑布式管理,也就是專案的實行的全過程(即專案生命週期)分成幾個階段,根據各個階段的不同特徵進行正確的管理。

在分階段管理方法中,可以將各個大環節深化分成子環節,因為對子環節管理的方式方法更實際、更具備目的性。

前面已經說過,專案的生命週期一般可分為五個基本階段:專案啟動、專案規劃、專案執行、專案收尾等。對於專案按照不同的階段進行管理階段,這樣有助於做好階段性的資料收集、資料分析等工作。

5.2 量化調研(量化分析)管理法(有效應對專案的未知風險)

量化調研方法,要求對於會影響專案取得成功的要素確定指標值,然後蒐集統計資料、剖析資料,進而加強對專案的指標分析和管理。

量化調研方法是儘量通過資料說明問題、解釋問題,找出問題的根本原因,然後解決問題。根據量化調研管理方法,能夠更精準地預計工作量、需要的各種資源等資料資訊,可以更好地把控專案的成本和進度,有效應對未知風險。

5.3 迭代式管理法(敏捷迭代)

敏捷管理是對專案的迭代部分進行分析,不斷總結經驗教訓,更好地將知識與實踐相結合,從而在快速迭代中持續優化專案計劃和實施方法,並獲得專案的最佳效益的管理方法。

敏捷管理需要不斷積累知識和經驗,並且綜合運用階段管理和量化管理的優勢,實現對專案的綜合有效管理。它是一個持續分析和總結的過程,也是一個持續優化的過程。

6.專案管理失敗的常見問題

如果在你的專案管理中有以下五個問題之一,你所操作專案失敗的概率就會增加不少:

  • 1.資源不足 - 完成專案所需的資源不足

  • 2.時間不足 - 導致無法按時完成專案

  • 3.目標不明確 - 缺乏詳細的規劃性檔案,導致方向不明確

  • 4.溝通協作不順暢 - 無法實時掌控最新的專案進度,專案資訊不一致

  • 5.風險管理不恰當 - 未能確定與專案相關的顯性或者隱性風險

沒有人一開始就希望專案會失敗,但是如果專案經理忽視專案管理的重要性並且沒有采取正確的專案管理方法,那麼大多數專案都會失敗。

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7.如何避免專案管理失敗

其實看到這裡,相信你已經明確避免專案管理失敗的方法了,那就是:認識到專案管理對專案成功的重要性,然後把控好專案生命週期,運用三個常見的專案管理方法避免專案失敗常見的五個問題出現,那麼你所管理的專案就會很容易成功。

在操作上,針對專案管理失敗常見的五個問題(資源不足、時間不足、目標不明確、溝通協作不順暢、風險管理不恰當),我們逐個看下:

7.1 資源不足

資源不足:首先我們要去爭取資源,通過各種渠道,包括需求價值宣導,明確羅列目標,將資源職能部門拉到一條船上,獲取更多的資源支援。

其次,內部進行資源盤點,提高資源的可用度以及減少資源空閒率緩解資源不足的問題;

7.2 時間不足

時間不足:首先評估時間是否可以調整,如果不可以調整時間,就可以考慮需求範圍的調整以及增加資源彌補時間的不足。

7.3 目標不明確

目標不明確:專案目標是專案評估計劃、資源、週期的重要依據,同時也是衡量專案價值的重要指標,專案目標不明確對專案來說風險是很高的,對於這種情況最好的策略是分批快速迭代交付,逐步明確專案目標。

7.4 溝通協作不順暢

按照干係人四象限管理方法,識別關鍵干係人,通過日/周例會等方式同步資訊,保持資訊順暢,尤其是出現溝通協作不順暢,對於重點決策干係人更要重點管理,通過例會,專案群等方式與專案重點決策干係人保持資訊同步和協作順暢。

7.5 風險管理不當

對於專案風險採取適合的應對措施。

1.重大風險常用應對策略為:規避和降低,無法規避的情況下,降低是首要選擇,降低風險發生的概率,降低風險影響,把風險降低到一個可以接受的範圍內。

2.中高等風險應對策略為:降低和接受,通過各種策略降低風險發生的概率和影響,通過專案的風險儲備金接受風險帶來的影響。

3.最後一個風險應對策略為轉移,通常是應對較為專業的風險情況,比如金融,財務,晶片等專業性較強,專案資源上沒有對應專業的人員,可以遇見此類風險是必然發生且影響巨大,這個時候可以採用三方專業資源介入,將此類風險轉移到三方。

8.總結

專案中關鍵要素:資源、時間、目標、風險以及溝通。必要的資源,合理的時間安排,明確的專案目標,恰當的風險管理配合順暢的溝通,專案想不成功都難。

文/阿信