花 31 萬元重新設計網站後,我後悔了

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兩年前,我為自己的業務建立了一個網站。基於我糟糕的設計技能和一個體面的模板,我建立了一個看起來不錯的網站。我告訴自己,如果業務做成功了,我就僱一個真正的設計師,讓網站看起來更專業。

改版之前的TinyPilot網站

一年後,我的業務每月能為我帶來 4.5 萬美元(約合 30.5 萬元人民幣)的收入,但我的網站看起來仍然像是一個大學生的業餘專案,我想是時候進行改版了。

我只關心三個頁面,所以我認為改版應該很簡單,花個 1.5 萬美元和幾個月時間足夠了。

下面是網站改版後的樣子。

但實際上這花了不止 1.5 萬美元,而是 4.6 萬美元(約合 31.2 萬元人民幣),而且前前後後共花了 8 個月的時間,並且還有很多麻煩事。

如果你聽說有人花了 4.6 萬美元重新設計了一個網站的三個頁面,你可能會認為他們是既不懂軟體也不懂招聘的土人。

但事實不是這樣的!我是一名軟體開發人員,我僱傭過幾十名自由職業者,包括開發人員、美工、寫手和編輯。

我確實在這個專案上犯了錯誤。現在,這個專案已經結束了,我開始回顧自己犯過的錯誤,總結下是什麼讓這個專案變得如此失控。希望這個故事能夠讓你們覺得有趣。

一切是如何發生的?

我不想在這裡痛斥這個機構,所以我就叫他們 WebAgency 吧。他們的總部設在美國,我是通過 Hacker News 的每月自由職業者推介帖找到他們的。

WebAgency 報價最高,但他們的作品與我想要的風格很匹配。他們內部有各方面的人才,包括設計、定製插圖和 3D 成像。

WebAgency 的執行長 Isaac 在我們初次通話時建議我縮小專案範圍,因此贏得了我的信任。儘管這對他來說意味著報酬更少,但他還是建議重新設計品牌,而不是進行全面的網站改版。WebAgency 將負責一些基礎的東西,如新 Logo、配色方案和字型。

在重新設計了品牌後,我就可以知道是否值得繼續改版整個網站。如果不出意外,重新設計品牌將為我與數字營銷機構開展營銷活動奠定堅實的基礎。

這看起來似乎很不錯!

WebAgency 估計,重新設計品牌需要在兩到四周內花費 30 到 40 個小時。他們每小時收費 175 美元,所以我們需要花 5 到 7 千美元換一個新的品牌。這隻佔了我原先預算的一半,所以很容易就接受了。

Isaac 提醒我說,我是他們的一個小客戶,他們的大多數客戶都簽訂了高費用的長期合同。我的專案很小,可以按小時來計費,但如果其他客戶需要更多的時間,他們可能不得不偶爾暫停我的專案。

如果確實很忙,我不介意他們把我的專案暫停一兩個星期。我最初預計這個專案需要兩到三個月,所以延遲幾周並不是個問題。

專案的第一個月進行得很順利。

WebAgency 每兩週邀請我參加他們的會議一次,參會的有他們的首席設計師、一位高階設計師、一位專案經理和 Isaac。他們向我展示他們新設計的 Logo 草圖,我給他們提供反饋。

到了第六週,我們就把範圍縮小到一個大家都喜歡的設計上。

WebAgency在專案的前幾周向我展示的TinyPilot的Logo草圖,從最舊的到最新的

第一個危險訊號:專案範圍擴大

在最初的幾次會議中,WebAgency 向我展示了幾種不同的配色方案。

隨著專案的進展,模擬頁面變得更加精細。WebAgency 開始向我展示網站的自定義圖片和圖示。

這家設計機構開始對重新設計品牌不那麼感興趣,而是把注意力轉向了整體網站設計

我們從未討論過插圖設計的事情,但看起來只是一小撮工作量,所以我也就沒有太在意。

幾周後,WebAgency 又開了一次會議來分享更新,但這次在重新設計品牌方面沒有任何進展。相反,他們整個會議都在向我展示網站的設計想法。

我問:“需要明確的是,這個專案的重點仍然是重新設計品牌,而不是重新設計網站,對嗎?”

“是的!”首席設計師安慰我說。“有些品牌設計方面的東西在舊的設計基礎上看起來沒有什麼意義,這些只是用於快速對比效果的草圖。”

第二個危險訊號:一拖再拖的 Logo

到了 12 月份,這個專案已經過去了三個月。WebAgency 設計的 TinyPilot 新 Logo 完成了 95%。我想要的只是改下圓角和消除邊框,我認為這幾個小時就可以搞定。

我希望儘快把 Logo 定下來,這是 WebAgency 能給我的第一個完整的交付設計。然後,我就可以把它釋出在網站上,整合到產品的網頁中,並列印在裝置的外殼上。

我想這應該只需要幾個小時,但我並沒有拿到我想要的東西。

相反,WebAgency 一直在重新設計網站。他們的首席設計師說沒有時間設計 Logo,但對於這個登陸頁的設計想法,我又該作何感想?

當 WebAgency 向我展示網站部落格的設計時,我開始坐不住了。從一開始,我就說過我只關心三個頁面:登陸頁、產品頁和購物車。其他的頁面都不在這個專案範圍內。

我向 WebAgency 指出來這個問題,Isaac 尷尬地打電話給我,他承認設計師們做得有點過頭了,因為這個專案讓他們感到太興奮了。他打算把花在重新設計部落格上的時間排除掉。

第三個危險訊號:放慢的溝通節奏與工作質量

12 月中旬,我注意到 WebAgency 沒有帶來任何進展。他們不再安排電話會議,我的反饋被置之不理了好幾個星期。我想起來現在是假期,很多人在 12 月份都去度假了,所以我認為情況在新的一年應該會有所好轉。

新的一年開始了,不僅節奏慢了下來,工作質量也下降了。專案開始時的那種輕鬆且清晰的交流不復存在了。現在,一個小小的背景色調整就需要反反覆覆三次。

二月初,我給 Isaac 發了封郵件,問他發生了什麼事。他通過電話為專案的進展情況道歉,承認 WebAgency 的內部問題影響了我的專案。去年 11 月,他們的專案經理辭職了,Isaac 一邊忙著臨時接手這個職位的工作,一邊尋找接替者。

Isaac 承認了質量下降的問題。WebAgency 因為大客戶的需求超負荷運轉,當他們的設計師有空閒時間時會分一點時間給我,但可能不會像剛開始時那樣專注。

我知道 TinyPilot 對他們來說是一個小客戶。我願意等上幾周,直到他們閒下來,但我希望剩下的 10 到 20 個小時是高質量的,而不是我在 12 月份和 1 月份期間遇到的那些煩人的隨機出現的時間。

Isaac 說:“我們一定會完成你的專案,我只是不知道我們什麼時候會有時間。”我問他們接下來的兩個月是否有時間,他表示不確定。

不過,Isaac 給了一個加快專案進度的建議——前提是我要掏更多的錢。

簽署僱傭協議

Isaac 說,問題的關鍵在於我是他們唯一按小時計費的客戶。我總是受長期客戶的“排擠”。籤一份僱傭協議來保證 WebAgency 在我的專案上分配時間,如何?他們的預付費用為每月 40 小時,每小時 160 美元。

我覺得自己被欺騙了。WebAgency 所做的工作都完成了 80%,但沒有一個是可用的。如果我把任務交給另一個供應商,需要做大量的返工。現在,他們挾持了剩下 20%的工作量,等著我籤一份昂貴的僱傭協議?

我儘可能委婉地告訴 Isaac,問題出在 WebAgency 這邊。如果僱傭協議對雙方都好,為什麼不在幾個月前就提出來?如果當時提出來,專案到現在應該已經完成了。

Isaac 承認這對我不公平。他承諾會把我 12 月份和 1 月份的賬單當作僱傭協議的一部分,並退還差額。

但每個月 40 個小時用來做什麼呢?畢竟專案只剩下 20 個小時的工作量了。

Isaac 建議將開發工作也交給 WebAgency。WebAgency 的收費比 TinyPilot 內部開發人員要高,但 Isaac 預計會降低整體成本。TinyPilot 的開發人員主要擅長 Python 和 JavaScript 等程式語言,而 WebAgency 的開發者則擁有更豐富的 CSS 設計經驗。

我簽了僱傭協議,合同中規定的高質量的 60 個小時計劃從 3 月份開始。

15 個小時修復 Bug

僱傭協議在開始時履行得還不錯。WebAgency 在第一週就完成了幾乎所有出色的設計任務。雖然還有一些細微的問題需要解決,但三個頁面中的兩個已經準備好交給開發人員了。

然後,又沒聲音了。

有兩週的時間,開發團隊沒有任何活動。我問 Isaac 這是怎麼回事,他解釋說 WebAgency 的時間表是流動的,不一定每週都會做我的專案。他向我保證,到月底,他們肯定會用完這個月剩下的 48 小時。

到了月底,WebAgency 並沒有讓我的網站煥然一新。相反,他們在這個月的最後幾天修復了問題列表中的一些小 Bug。

WebAgency的一個開發人員用了這個月60個小時中的15個小時來修復問題佇列中的小Bug

你可能會問,是什麼促使 WebAgency 一定要去處理這些無關緊要的 Bug?WebAgency 要求我為每個設計任務建立 Github Ticket。WebAgency 告訴我說,對於未使用的時間,他們不會退款,也不會延長時間,所以他們鼓勵我用重新設計工作之外的任務超額預定時間表。

我不知道 WebAgency 是如何在他們的開發人員之間分配 Ticket 的。我原以為開發者 A 負責頁面 X,開發者 B 負責頁面 Y。但實際上,WebAgency 將所有與設計相關的 Ticket 分配給了開發者 A,將剩下的留給了開發者 B。這就是為什麼 3 月份開發預算的四分之一被用於修復小 Bug。

用 5 個星期的時間幹 1 個星期的活

四月份又出現了一個新問題。

TinyPilot 網站使用了 Bootstrap CSS 框架,它現在的主題和我第一次啟動網站時仍然一樣。

WebAgency 指出,在一個主題上疊加一個完全不同的新設計會很混亂。他們建議用一個定製的 TinyPilot Bootstrap 主題來替換這個主題和臨時的 CSS。他們的開發人員估計只需要幾天就可以完成轉換,這樣就可以加快專案剩餘部分的速度。

當然,這聽起來很不錯。

但是,幾天過去了,幾周過去了,主題沒有任何更新。這項工作花的時間比他們預期的長?或者他們是在重複三月份,把所有的事情都擠在最後幾天完成?

後來的賬單告訴了我答案。替換 Bootstrap 主題的“一週”任務最終花了 5 周時間,總共是 38 個計費小時,總成本為 6100 美元。

歷時五週,花了6100美元做的網頁前後對比

到了 5 月份,我們已經花了 7 個月的時間,投入了 4.6 萬美元去完成原本應該是 4 周 7000 美元可以完成的品牌重新設計。每一個月,我們似乎離終點線還有幾周的時間,但總有什麼東西跳出來阻止 WebAgency 完成我所關心的事情。

是時候下最後的通牒了,我提前 28 天告知 WebAgency 要結束合同。

WebAgency 要求預付每月的費用,所以他們已經拿到了最後一個月的錢。現在我終止合同,他們有什麼動力去完成剩下的工作呢?

令人驚訝的是,在我終止合同後,開發工作變得更加順利。專案最終按照我一開始期望的速度進行。WebAgency 在 7 到 10 天內做好了每一個頁面。

但問題仍然存在,不過這次我做好了準備。WebAgency 不斷建議對設計進行完善。我拒絕了他們的建議,並讓他們專注於經過我批准的設計。

到了這個月的最後一天,還有一個頁面沒有完成。WebAgency 沒有與我就結束專案的事情進行溝通。

6 月 1 日,也就是合同正式結束的第二天,他們的開發者告訴我 Isaac 已經授權他免費完成這個專案。他在兩天內完成了最後一個頁面。

最後終於完成了!這個專案已經遠遠超出了我最初的預期,變成了對我的時間和資金的無盡消耗。把它拋在腦後,我如釋重負。

舊網站 VS 新網站

3 個頁面的對比圖

下面是網站重新設計後的樣子。

登陸頁前後對比

產品頁前後對比

購物車前後對比

分析

專案結束後,我邀請 Isaac 參加了一個電話會議,討論我們可以做些什麼來改善專案的結果。我解釋說,我在寫一篇關於我們合作成果的博文。

Isaac 坦率地對我說,專案進行得並不像他希望的那樣順利。他認為潛在的問題是 WebAgency 難以通過調整他們的工作流程來適應 TinyPilot 的預算。他們的典型客戶每月預付 2 到 4 萬美元之間。TinyPilot 每月只購買 40 到 60 個小時,這些時間通常可以用於維護,而不是用於開發新功能。

我告訴 Isaac,我希望我們能早點安排好工作,並交付給我有用的東西。我希望可以先做好 Logo,然後是導航欄,然後是登陸頁,等等。他說 WebAgency 的客戶通常只對最終結果感興趣,而不是過程,但他表示理解我這種增量交付的想法。

我表達了我對 WebAgency 在這個專案上的管理缺失感到驚訝。我希望 WebAgency 的專案經理能夠提供定期的狀態更新和專案維護時間表,但沒有人這樣做。Isaac 說這是他的失誤。WebAgency 試圖將專案管理成本控制在 5%以下,但對於我的專案來說,5%的管理成本無法提供任何有形的好處,所以他完全取消了專案管理。他承認,現在回想起來,他應該讓我參與那次決策會議,以確保做出我想要的決定。

我們談到了 WebAgency 工作時間的不透明性。因為他們的工作時間不規律,我永遠不知道什麼時候一項任務會超出我的預期。我希望我能早點提出這個問題,因為結果證明我所要做的只是向他們提問。WebAgency 使用 toggl 跟蹤計費時間,Isaac 應該會很樂意讓我訪問他們的儀表盤。

我總結了哪些經驗和教訓?

如果可以重頭再來,我會按照重要性遞減的順序來做下面這些事情。

僱傭獨立的自由職業者而不是機構

我不想因為這一次經歷而去否定所有的機構,但我認為自由職業者更適合我這種規模的業務。許多問題都與管理、資源分配和溝通有關。我低估了與一個團隊而不是一個自由職業者一起解決問題的難度。

機構每個月在我的專案上投入的時間為 40 到 60 個小時,這與 TinyPilot 的其他自由開發者一樣。我認為機構需要類似於自由職業者的監督,但更多的人蔘與一個專案意味著需要更多的管理,即使他們每個月總共只工作 40 個小時。

序列的任務,增量的結果

起初,機構儘可能並行化他們的工作似乎是一件好事,這讓他們能夠更有效地利用資源,這樣我就能夠以更低的成本更快地獲得結果。

但你可以這樣想:如果一個專案涉及八個任務,每個任務大約需要一個月的時間,你會選擇怎麼做?

  • 每月完成一項任務,持續 8 個月;

  • 前 7 個月什麼都不做,然後在第 8 個月交付所有東西。一個月完成一個任務對你來說更物有所值,因為在第一個月底你就能獲得一項可以在接下來的 7 個月裡為你的業務帶來價值的資產。在第二個月,你將獲得更多,並以此類推。

把每件事都並行化會讓你在談判中處於弱勢地位。如果機構有 8 項完成了 80%的任務,那麼縮小專案範圍或更換供應商對你來說代價很大。如果限制機構一次只能做兩到三個任務,即使專案失敗,有風險的任務也只有這些。

最後,同時監督 8 項子任務更耗費腦力。每一項未完成的任務都會在你的腦海裡佔據一席之地。最好可以把它們分成小批次,而不是把整個專案拆得太過分散。

縮小專案範圍

在設計階段,機構在重新設計網站方面走得太遠了,他們應該只專注於設計 Logo、配色和字型。在實現階段,我應該更積極地阻止他們在完成新設計之前修復小 Bug。

對時間表達成共識

在與 WebAgency 團隊的第一次會議中,我問他們預計我的專案需要多長時間。他們的首席設計師反問道:“一根繩子有多長?”

他解釋說,這取決於我。我有可能會喜歡他們的第一個提案,也有可能會接下來的幾周內拒絕所有的提案。於是,我沒有要求他們給出確切的時間表。

我錯誤地讓他們將這種鬆懈的態度帶入到了開發工作中。我應該敦促開發人員評估每一項任務,並要求他們注意工作範圍,以免太過膨脹超出了我們的預期。這樣就可以避免發生這次這種原本只需要幾天就能完成的五週重構任務。

分享計費時間

導致專案範圍膨脹的很多問題都是由 WebAgency 緩慢的報告反饋迴圈造成的。

WebAgency 的流程是每月報告兩次小時數。在第 15 天,他們會分享已經使用的總小時數,但沒有詳細說明是哪些任務佔用了這些時間。到了月底,他們會分享每個任務的細節。

相比之下,TinyPilot 的內部開發人員會在每次工作結束時彙報他們的工作時間,所以我更清楚他們的進度。如果一個 10 小時的任務看起來要變成一個 25 小時的任務,我們會重新評估是否要取消或縮小這個任務的範圍。

如果在未來我還需要與設計機構合作,我將堅持使用一種能夠讓我們分享計費時間的工具,就像我們在 TinyPilot 的常規開發中使用的工具一樣。

避免成為供應商最小的客戶

當我們開始這個專案的時候,WebAgency 告訴我,他們的大多數客戶都比我大,但他們想幫助我成長。這聽起來很感人,儘管我的預算有限,但我一樣喜歡那些大公司才能享受的服務。

事實上,我並沒有得到與大客戶相同的服務。在還是按小時計費時,WebAgency 一直把我放在優先位置,但當我升級成預付費客戶後,他們很難在我的預算範圍內提供有效的結果。

結論

我相信 WebAgency 在這個專案上盡力了,我不覺得他們有意欺騙我或從我這裡榨取錢財,問題在於我們在合作模式上不匹配。我習慣於與自由職業者合作,而 WebAgency 則習慣於與大客戶合作。

儘管存在失誤和壓力,結果證明所有經歷的痛苦都是合理的。我原以為新網站的銷售額會增加 10%到 20%,但實際上已經接近 40%了。今年 7 月,TinyPilot 網站的銷售額創下了 7250 萬美元的歷史新高,比重新設計前增長了 66%。

現在下結論還為時過早,但我對從支付給 WebAgency 的 4.6 萬美元中獲得正向回報持樂觀態度。

原文連結: https://mtlynch.io/tinypilot-redesign/