​说服老板的关键,是找到他们最关心的问题

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小佛爷说

许多员工在向老板反馈意见或提出建议时感到力不从心,因为他们不敢说出来。研究表明,大多数人比你想象的更愿意接受想法和建议。而向老板推销自己想法的关键,是要了解他们的心理——深入他们的头脑,找到他们最关心的问题。

了解管理者的不安全感

在决定是否就工作中的想法或问题发表意见时,大多数员工首先会考虑自己的立场。我愿意冒险面对被老板拒绝的尴尬吗?我的老板会不会认为我是一个爱抱怨的人、一个多愁善感的人,或者一个搅局者?然而,很少有人关注管理者的想法。老板会如何看待这个建议?

成为老板意味着沉甸甸的期望。领导者应该消息灵通,一直或大部分时候都知道应该做什么。这会使他们缺乏安全感,导致他们对下属的想法不那么开放。

我们曾对一家跨国石油和天然气公司的受过高等教育的管理人员(包括化学家、地质学家、地球物理学家、石油和环境工程师、钻井人员和执行人员)进行过调查。请考虑一下调查结果。我们发现,尽管他们都成就斐然,但许多人对自己的领导能力缺乏信心。

在另一项研究中,我们运用一份关于信心的五级量表进行调查。结果发现,信心每降低1级,管理者向员工征求建议的可能性就会降低35%。一项针对各行各业130多名管理者的随访研究表明,与更享受自己角色的管理者相比,缺乏安全感的管理者对提出建议的员工给出负面评价的几率高出21%,实施他们想法的频率低14%。

当然,有些领导者能够在不感到批评或威胁的情况下吸收反馈和想法。但是,即使在这些情况下,保护他们的自尊、消除他们的不安全感也没有什么坏处。在领导者不会感到受人摆布、阿谀奉承或者刻意为之的情况下,这样做也是有可能的。

在理想的情况下,当你向上司提出一个想法时,你已经通过建立信任和善意为此奠定了基础。在这方面,向管理者提供积极反馈并表达感激之情会有所帮助,前提是这些是真实的情绪,并且在你提出建议之前很久就已经表达了。它可以很简单,例如“我真的很喜欢那个课件展示”或“谢谢你在今天的会上支持我”。

正如亚当·格兰特(Adam Grant)、莎伦·帕克(Sharon Parker)和凯瑟琳·柯林斯(Catherine Collins)的研究所表明的那样,管理者非常关注员工倾向于帮助自己还是帮助别人。通过常规性地支持同事们,你无形之中就发出了信号,你的建议旨在改善整个组织和管理者的地位。事实上,根据哈佛商学院的莱斯利·约翰(Leslie John)主持开展的研究, 在向老板提出建议时,明确表达你的动机所具有的善意可能会有所帮助。 尤其是当你给出负面反馈时,在评论前面加上一句“我真的是为你着想”,可以帮助你避免让自己成为那个带来坏消息的人。

如果可能的话,请私下而不是公开地与管理者进行交流。 鹿特丹管理学院(Rotterdam School of Management)的索菲亚·伊萨基扬(Sofya Isaakyan)及其同事的一项研究表明,与在其他员工面前提出建议相比,当员工与管理者进行一对一的交谈时,管理者的威胁感会低30%。

最后,努力将个人的建议与公司的既定目标联系起来。 你可以参考之前与老板的交流:例如,“你之前曾经说过,对直观设计非常关注。这是我对提高X产品用户友好性的想法”或者“我回想起之前你发送的一封电子邮件,主题为多样性、公平性和包容性的重要性。我在考虑,我们是否可以通过将招聘工作从Y转移到Z来取得更多进展”。

避免提供混合信息

在推销一个想法时,人们通常会将两种信息结合在一起告知老板:采取新举措的好处和不作为将带来的风险。这是个错误的做法。在对来自数十个行业的高管进行的五项研究中,我和同事们了解到, 管理者更有可能支持主要讨论机会或者侧重威胁的信息;两方面相结合的信息获得的支持最少。

你应该侧重于威胁还是机遇?我们的研究表明,员工应该努力辨别他们想要争取支持的管理者“专注于提升”(即他们专注于抱负、理想、未来和争取胜利)还是“专注于预防”(即他们专注于保持警惕、管理不利因素和避免失败),然后相应地提出建议。

专注于提升的管理者会希望了解,一个想法带来了一个全新的、令人兴奋的机会,并具有巨大的优势。而专注于预防的管理者需要知道,该建议将如何帮助团队避免出现问题或损失。我们的一项调查包含了涉及800多名一线管理者的多项研究。结果表明,根据管理者的性格制定信息,可以使想法获得支持的可能性增加15%—18%。

但是大多数人都知道,没有可靠的方法来判断你的管理者的关注点。你的老板是否注重遵守规则、遵守标准的操作程序和维护公司政策?在制定和执行计划时是否非常小心?是否对工作细节一丝不苟,不会把事情搞得乱糟糟?如果这样的话,他可能专注于预防。或者你的管理者喜欢启动项目,但不一定全部完成?她是否经常谈论未来?是否更喜欢让别人担心项目的细节?是否不太在意小错误?如果是这样,她很可能专注于提升。

考虑潜在的挑战并提供解决方法

即使管理者看到了一个想法的优点,也不能保证他们会在无数的挑战和相互竞争的优先事项中支持它。 因此,在与上司沟通前,请先考虑一下执行时的潜在挑战。最终你可能会放弃自己的想法。但一般来说,考虑障碍会加强你的观点。在制定建议时,请描述如何将预算和人员重新部署到你的想法之中,同时又不会对其他项目或业务的其他部分施加过度压力。讨论你需要招募哪些盟友,有哪些人会自愿加入。同时,不要忘记强调你的想法如何与组织的价值观和战略保持一致,以及这一想法值得管理者支持的原因。

例如,一名员工试图说服老板允许团队在后疫情时代继续开展远程工作。如果她知道公司特别在意利润表的数据,那么她可能会专注于经济优势(例如节省场地成本)。或者,如果该组织及其领导者宣扬他们对员工健康和工作与生活平衡的承诺,并且奖励通过促进此类努力来提高敬业度的老板,她可能会强调消除员工长途通勤的益处。

通过挖掘公司的核心价值观——这通常反映在评估管理者的具体措施中,你可以更好地构建想法,使它们看起来更值得采取行动。事实上,大卫·梅耶(David Mayer)主持的一项研究表明,在价值观驱动的组织中,倡导某个想法时谈论公司价值观的员工成功率高出24%。

寻找盟友

员工在提供反馈和建议之前,往往未能寻求同事的指导或支持。 在我开展的一项研究中,接近60%的人会直接与管理者沟通,此前并没有向同事们提及过他们的想法。这样做其实不对,因为管理者通常考虑的第一个问题是:这个想法是否会影响到许多利益相关者,或者该员工是否过于热情或者“牢骚满腹”。

多种声音显然比一种声音更有说服力,而支持者会让意见更可信。在找老板之前,与同事分享你的想法,就如何改进建议征求意见,并询问是否可以提及他们的支持,或者他们是否愿意和你一起提出这个想法。多项研究发现,在建议中放大他人声音的员工,其影响力比只站在个人立场上发言的员工高出15%—20%。

你甚至可以考虑请一位身居要职的同事代你提出想法。一位拥有更多领域专业知识或与老板关系更好的同事可能比你更有说服力。如果你可以选择一位不会直接从变革中受益的人会更好,这样的人提出的观点可能会被认为更公正。毕竟,你的同事正向你伸出援手。在即将进行的一项研究中,我和我的合著者发现,代表他人发言的人所产生的影响力比为自己辩护的人高出57%。

与同事合作还有另外一个好处——它有助于削减因管理者可能迁怒于提出建议者而产生的任何下意识的挫败感。 莱斯利·约翰(Leslie John)的研究发现,对于传递坏消息的人,人们往往会贬低他们。人数众多会更安全些,因此你需要争取到一些支持者。

找到能解决问题的人

如果站在管理者的立场,你更有可能发现他们也会有一些爱莫能助的情况。你需要找到正确的人。例如,一位餐厅员工向值班管理者谈到,与经验不足的员工相比,已经在公司工作多年的员工的工资较低。他很快意识到老板无法控制薪酬政策,能做到这一点的是公司的人力资源部。如果把事情交给错误的人,他更有可能引起挫败,而不是激发积极的改变。

在这些情况下, 请考虑管理者的职权范围以及其他管理者能否成为你提出建议的更好目标。 谁拥有决定权?是人力资源部门,还是设施管理部门?或是你老板的老板?如果不清楚合适人选,你可以尝试使用正式的申诉系统或数字意见箱来表达想法。

需要明确的是, 当你认为老板不能或者不会采取行动时,我不建议简单地绕过他。 大多数情况下,这样做是不明智的——尤其是在层级结构明显、自上而下的组织中,或者如果你的管理者特别敏感。一个更好的方法是争取他成为盟友,将你的想法推销给合适的部门或者上级。以合作者和共谋者的身份接近管理者,并请求其帮助你制定建议,以便能够引起更高级别管理人员的共鸣。

在传播信息时,努力寻找与上司进行非正式对话的机会。随着办公活动的恢复,在自助餐厅、电梯里、假日聚会上找到他们。老板可能会拒绝员工安排会议来讨论某个问题,但是他们有可能会不那么排斥即兴聊天。

尽管有明显的益处,但在大多数组织中,创新很少会从下层冒出来。然而,错失机会的责任并不总是在于管理层。向老板推销你的想法,需要考虑他们拒绝背后的心理因素,让自己成为更具说服力的变革倡导者,并以这种方式重新制定你的建议。

关键词: 向上管理

伊桑·伯里斯(Ethan Burris)| 文   

伊桑·伯里斯是得克萨斯大学奥斯汀分校(the University of Texas at Austin)Neissa Endowed商业教授(Neissa Endowed Professorship in Business),麦库姆斯商学院(McCombs School of Business)领导力与道德中心主任。

陈战 | 译   孙燕 | 校   腾跃 | 编辑

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