30款提升組織效能 SaaS 工具,我們的寶藏工具箱大公開

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熟悉 Juicedata 的小夥伴知道,從2017年成立到第一款產品釋出、從尋找PMF(Product Market Fit) 到開源,我們一直保持著一個精簡的團隊配置,不少人都很好奇我們是如何做到的?今天邀請Juicedata的合夥人蘇銳,為大家分享各階段用到的趁手工具。

大家好,我是 Juicedata 的合夥人蘇銳,Juicedata 是一家開源基礎軟體公司,創立於 2017 年,核心產品 JuiceFS 是一款為雲設計的分散式檔案儲存產品。

開發儲存產品需要時間和場景的考驗,過往的很多儲存公司從創立公司到產品釋出,往往要經歷三到四年的時間,構建幾十甚至上百人的團隊。深知這其中的挑戰和考驗,創立 Juicedata 的時候我們也問自己這樣的問題:產品多久能釋出?需要多少人?

當時我們也給不出一個準確的答案,但我們確信要實踐網際網路產品快速迭代的思想,要讓公司保持非常精簡的團隊,非常高的組織效能,這樣才能應對在產品研發、市場銷售和企業發展與管理中的重重挑戰

先簡單介紹 Juicedata 的過去,方便大家理解背後所需的工作。

  • JuiceFS 的開發始於 2016 年,2017 年底在全球公有云上釋出了雲服務的第一個版本。此時我們有 2 名全職員工。

  • 然後,我們用三年時間打磨產品,過程中落地到 20 家商業客戶的生產環境中,完成了儲存穩定性和可用性考驗,在 DevOps、大資料、AI、容器儲存等多個業務場景中使用,完成了 PMF(product market fit) 的過程,此時我們有 6 名全職員工。

  • 為了能讓 JuiceFS 被更多企業瞭解並應用,2021 年我們將 JuiceFS 開源。開放共建的方式讓更多的使用者和貢獻者加入進來,產品迭代的速度也更快,僅1年時間,在 GitHub 上已經有 5.4K stargazers。此時,我們有 15 名全職員工,開發運營著 JuiceFS 的社群版和雲服務,服務6000多位開源使用者、數百家企業,其中不少是大型上市公司。

從Github上的資料可以看到,JuiceFS 使用者已經遍佈世界各地

很多客戶都好奇 Juicedata 如何做到這麼少人把 JuiceFS 這個產品發展起來的。我認為組織效能是創業團隊的核心,容不得一絲浪費。保持高組織效能的關鍵是專注,不是加班

今天給大家分享一下陪我們一路走來,幫助我們釋放 10 x 人效的 SaaS 工具箱,讓我們可以專注在核心業務上。沒有這些工具,真的不行!

開啟 Juicedata 的寶藏工具箱之前,先談幾點我們選擇工具的原則:

  1. 創業之初我們就確定要做一個全球化的產品,工作中用到的各種工具也會有優先選擇全球化的,方便組建全球化的團隊,也可以從中學習優秀產品的設計。

  2. 選擇最優秀的工具,甚至付費的優先,優秀的工具通常意味著更好地實踐和體驗,少走彎路,也能從他們的產品和服務中受到啟發來改進我們的產品。

  3. SaaS 優先,不要私有部署,不用開源產品自建。這樣能最大程度減少維護成本,不要花精力在這些維護工作上。

  4. 線上工具優先,比如把 Office 換成線上文件,協作效率高很多,資料也更安全,不用擔心硬碟壞掉,也不用費心備份。

  5. 選擇低學習門檻的工具,比如"稿定設計" 比 Photoshop 簡單,每個人都能學會。

  6. 讓工具保持簡單,夠用就好,不要過多考慮未來的需求,警惕 Over design。比如我們用 GitHub Wiki 做內部知識庫,而沒有買單獨的產品,等未來不能滿足需求的時候再換不遲。

  7. 有些工具要考慮本地化需求,比如運營設計產品,接地氣的模板才是關鍵,這時全球通用就應該讓步了。

我將按照創業發展的過程來介紹這些工具,方便讀者理解選擇這些工具的原因和實現了什麼價值。在文章的最後,我還會晒一下公司的 SaaS 賬單,看看我們一個月使用各種 SaaS 工具究竟花了多少錢。

Day 1, 創業開始

2017年,在產品研發啟動之前,最先需要工具的是溝通和 BackOffice。

訊息中心:Slack

網址:https://slack.com/ 價格:$8/賬號/月

Slack 作為團隊協作的即時通訊工具,有一些產品設計是我們非常喜歡的:

  • 所有的 Channel 都是開放的,所有資訊都能看到,這代表著開放透明的團隊文化;
  • 任何時間加入可以看到、搜尋到過往所有訊息,方便新成員瞭解工作歷史;
  • 每條訊息都可以用 emoji 響應一下,給隊友迴應,又避免「收到」、「贊」刷屏;
  • 每條訊息都可以成為一個 Thread,在裡面持續討論,方便跟進,還不會打擾到其他人。

Slack 已經使用了五年,現在它不僅是溝通工具,也是所有工作事項的集合地,可以把各種日常用到的 App 整合進來

比如:

  • GitHub 倉庫收到的 issue、PR 還有 CI 結果會通知;
  • PagerDuty 的告警會通知;
  • 分享給我的 Docs 和 Comments 會通知;
  • Pipedrive 裡新的銷售變化會通知;
  • 用 Zapier 訂閱的關鍵詞更新會通知;
  • Intercom 上的對話會通知;
  • 我們雲服務的一些業務狀態也寫了 Bot 通過 Slack API 通知。

上面提到很多工具名字,都會在下面一一分享給大家。這些工具的通知會分門別類發到指定的 #channel,發給指定的人。收到通知後,甚至不用切換到對應的 App,在 Slack 裡就能完成處理。

2021 年 JuiceFS 開源後,我們也使用開放的 Slack channel 作為社群交流的場地,所有人都可以通過一個 URL 加入進來,社群使用者之間就能建立起連線,這種交流的方式比使用論壇更親切。

P.S. Slack 還提供了精細的提醒設定,讓我能收到重要訊息的提醒,又不會被過度打擾。

電子合同:DocuSign

網址:https://www.docusign.com/ 價格:$15/賬號/月

海外的簽約我們都用 DocuSign,幾年下來沒用 UPS 快遞過合同。別小看這件事,一次跨國快遞往返通常要 10 天以上,疫情期間這個等待時間還要多幾倍,還有寄丟的風險。

使用 DocuSign 籤電子合同只需要幾分鐘,還能幫你管理歸檔,再也不用去檔案櫃裡翻了。沒有電子合同之前,這件事往往是有專門的人來負責。國內電子合同服務我也調研過,企業之間籤電子合同的接受度不高,還是要求列印、蓋章、一式 N 份、快遞郵寄、實體存檔。這些問題並不是因為國內電子合同服務不夠好用,與企業審計標準、BackOffice 的流程、從業人員的習慣都有很強的相關性。在快遞、外賣、物流等靈活用工招聘很多的企業,已經在用電子合同了,期待在國內也能廣泛用起來。

費用報銷:Expensify

網址:https://www.expensify.com/ 價格:$20/賬號/月

Expensify 是用來管理報銷的工具,通過它匯入信用卡賬單,再生成報告申請報銷。美國公司每年的報稅,也是通過它跟第三方機構協作,省時省力。除了報銷,還可以做員工費控,可惜和國內的財稅體系不相容,對國內部分用處不大。

上面幾個產品的註冊、配置,一個人一上午肯定能搞定。基本的協作、交流搞定,就可以專注研發產品了。

從 Idea 到產品釋出

產品研發需要趁手的兵器,工程師們也最喜歡研究各種工具,下面這些是比較通用的工具,每個工程師都需要的。可靠的服務減輕了我們很多負擔,如果沒有這些可靠的「輪子」,很難想象 JuiceFS 服務要開發多久!

程式碼與專案管理:GitHub

網址:https://github.com/ 價格:$4/賬號/月

很多公司會自己部署一套 Gitlab,理由大多是覺得放在自己伺服器上踏實,覺得有可能自己定製一下。都有道理,但我們認為更重要的是省事,所以我們使用 GitHub

Juicedata 不僅把程式碼放在 GitHub,專案管理也用 GitHub Issue + Project,不再用單獨的工具,公司內部的 Knowledge Base 也是用 GitHub Wiki。這是我們的另一個原則,保持簡單

GitHub 同時也是最大的開發者社群,2021 我們將 JuiceFS 開源時,也是選擇將原始碼和開發流程放在 Github,便於我們跟全球的開發者一起協作溝通。內外部專案都使用相同的工具和流程,同時在多個內外部專案工作也幾乎沒有切換成本。

持續整合:Travis CI + GitHub Action

Travis CI 網址:https://www.travis-ci.com/ 價格:5 個併發,$249/月

GitHub Action 網址:https://github.com/features/actions 價格:對開源專案都是免費的,對私有專案 GitHub Team Plan 包含 3000 分鐘,超出部分按使用量付費,可以設定配額。

我們一直使用 SaaS 化的 CI 服務,幾年來沒有為 CI 投入過任何額外精力。起初使用 Travis CI,後來 GitHub 推出 Action 之後,對開源專案是免費的,且沒有併發限制,將部分任務遷移到 GitHub Action 以縮短測試用時,目前兩個工具同時用。

支付:Stripe

網址:https://stripe.com/ 價格:每筆扣款的 %2.9 + $0.3 手續費

從創業初始,我們就堅信,與私有部署方式相比,雲服務可以提供最好的使用者體驗,可以為我們提供很高的服務支援和產品迭代的槓桿率。雲服務需要使用者儘量多地自助服務,賬單和支付是必需的。

我們選擇 Stripe 搞定所有賬單和支付相關的事情。開發接入門檻低,而且 Stripe 在使用者群體中也已經獲得了信任,大家可以信任在 Stripe 的彈窗中輸入信用卡資訊,但不一定信任在你的網頁表單中輸入。對於國內使用者,Stripe 支援支付寶,可以掃碼充值,我們也用 Stripe 來管理充值和賬號餘額。對於需要走對公付款的國內客戶,仍然可以使用 Stripe 來管理賬單,並跟蹤付款狀態。此外的發票等流程管理,我們用 Google Workspace 的一張表格搞定。

Stripe 的 API 與文件設計非常好,確保你第一次上手能順利搞定,這是 to developer 生意的核心要素

Stripe 最近還開源了自己的文件框架 Markdoc | A powerful, flexible, Markdown-based authoring framework (https://markdoc.io/)

郵件服務:SendGrid + SendCloud

網址:https://sendgrid.com/ 價格:$14.95/月

我們在雲服務中使用 SendGrid 傳送郵件。比如註冊通知、賬號啟用、找回密碼等重要郵件,還有內部一些自動化郵件通知。老牌服務了,值得信賴。部分國內的郵件服務商在接收 SendGrid 的郵件容易進垃圾箱,我們也用了 SendCloud 作為補充,部分國內的郵箱地址會用它來發送。2022 年了,應該不會有任何一個 創業公司自建郵件服務來做這件事了

產品釋出

線上客服:Intercom

網址:https://www.intercom.com/ 價格:$74/月

2018 年初,我們在全球公有云釋出了 JuiceFS 雲服務,如何讓使用者方便的與我們聯絡是提升使用者轉化率和服務支援滿意度的重要能力。以往很多服務會在網站頁面上放置一個浮窗,上面寫著電話、QQ,可能還有一個表單。後來開始有線上客服,但是體驗並不好,常遇到「連不上伺服器」,「我們儘快回覆您」但是永遠得不到回覆等問題。

我在調研客服系統之後,毫不猶豫的選擇了 Intercom。Intercom 的內容營銷做的非常棒,每次看它的 Email Campaign 都是享受,用上產品之後我還把他們發行的電子書都下載看了一遍,這樣的內容營銷能力絕對是數一數二了。也正是他們的優質內容說服了我,這麼會和使用者交流互動的公司,他們做的交流和營銷產品也一定不會差。

非常精煉的語言,是不是也很想下載一看?

從產品釋出我們就用 Intercom 在網站上提供線上聊天視窗,初始的作用就是在網站上提供一個對話方塊,Intercom 還提供了手機 App,我們可以隨時隨地可以回覆網站上的使用者提問。成了高階玩家,還可以配置對話模板進行自動回覆,提高效率,提升使用者 Engagement。我們通過它的 API 和 JuiceFS 網站使用者賬號關聯,之後就能用 Intercom 給註冊使用者發郵件了。Intercom 的自動化郵件也很方便,我會用它來群發產品升級通知、客戶案例文章等。

缺點是 Intercom 的網站在國內訪問有點慢,好在可以用它的 integration 與 Slack 關聯,然後可以直接在 Slack 裡面收到並回復 Intercom 訊息。

這個產品已經用到第五年,真的幫我們節省了很多時間和心力,只需要把精力專注在與使用者溝通的內容上,剩下的事情都被 Intercom 搞定了。

監控報警: PagerDuty

網址:https://www.pagerduty.com/ 價格:$34/賬號/月

和一般的 SaaS 不同,JuiceFS 需要在每一家公有云的每一個區域上部署服務,這對 SRE 要求很高,我們也儘量使用 SaaS 服務簡化工作。

靠好工具的加持,負責維護 JuiceFS 十幾個公有云 100 多個 Region 的服務,SRE < 0.5 人

我們使用 PagerDuty 傳送 JuiceFS 雲服務的報警通知,報警事件按嚴重程度分為 2 級:WARNING 和 CRITICAL,前者傳送 Slack 通知,後者要同時傳送 SMS 訊息和打電話。

P.S. 如果是自己維護的告警系統,一定還需要另一套告警系統來給它報警吧,這個套娃問題信任 SaaS 服務吧 ;)

日誌服務:Solarwinds-papertrail

網址:https://www.solarwinds.com/papertrail 價格:10G 資料量,$10/月

我們使用 Solarwinds - papertrail 蒐集全球所有服務節點最重要的關鍵日誌,可以在統一的介面搜尋所有節點的實時日誌,對於分析分散式系統的問題非常有幫助。它還可以配置關鍵字進行報警,傳送到 Slack。我知道也有不少使用者使用公有云自帶的日誌服務,但是 JuiceFS 需要在十幾個不同的公有云上部署,學習十幾家不同的日誌服務是崩潰的,一個好用的 SaaS 日誌服務才是解決之道

迭代,尋找PMF

產品釋出了,但可能連站在起跑線上都不算,只能算是熱身吧,接下來的銷售工作才更艱鉅。我們用了三年時間迭代產品,向客戶證明可靠性、可用性,找到 PMF(product market fit) 的客戶和場景。在這 1000 多天裡,我的工作就是用各種方式約使用者,去公司拜訪介紹 JuiceFS,為潛在客戶設計方案,推動測試,簽單。客戶規模從最早的 Startup 逐漸擴充套件到上市公司,場景從邊緣的資料備份逐漸變為企業核心的資料湖。這個過程最重要的首先是 CRM 工具。

CRM: Pipedrive

網址:https://www.pipedrive.com/ 價格:$19.9/賬號/月

我們最初使用 Salesforce, 強大的功能讓人眼花繚亂,在缺乏足夠的客戶銷售資料時也完全體會不到它的強大,在試用半年後就不再續費了。後來嘗試過 Google Sheet 做 CRM,每行一條客戶資訊,詳細的記錄要附加一個 Doc,裡面記錄著每一次的溝通記錄,記錄到 100 個客戶資訊後,用一張表來跟蹤變得越來越麻煩,資訊呈現不直觀,統計彙總不方便。

我也調研了國內的幾個工具,大多是面向大型銷售團隊管理短平快的交易的。而 JuiceFS 作為企業 IT 基礎設施軟體,在銷售中有幾個特點

銷售流程中涉及的人員多,需要交易記錄中有詳細的 Contact 管理; 需要和客戶討論的問題複雜,很多的業務、技術問題都需要詳細記錄,還有很多表格、圖片甚至程式碼等附件; 銷售週期相對長,所以每一個 deal 都需要能長期跟進,通常是 1-6 個月,簽單之後還有更長的客戶成功階段,通常有 3-5 年甚至更長,沉澱下來每一個客戶的資訊都形成了一個知識庫。

這些特點就是對 CRM 的需求,最後我們選擇了 Pipedrive,它能滿足這些資訊管理需要,而且以直觀的看板方式呈現 Pipeline,上手門檻特別低,幾年用下來我覺得不錯

我認為 CRM 是 toB 企業必備,選擇一個適合你的工具,幫助非常大!

開會用到的

現代企業的線下拜訪越來越少,線上會議讓客戶和我們都更有效率。客戶不用再為拜訪預約會議室,不用再因為大廈安保要求下樓接人,客戶的行政同事不用再給我們送水。這些動作看起來也不是多大的負擔,但對於一家大型企業每年上萬場會議下來,節省的資源和時間是很客觀的。客戶接受並習慣了線上會議,我們做乙方的也能少跑些路,但是和客戶開會用到的軟體可真是五花八門,通常我會按客戶的習慣,使用他們的日常會議軟體,這樣做不需要客戶安裝額外的軟體,做額外的配置,方便接入他們的會議室系統

我們日常能用到的會議軟體有 騰訊會議、Zoom、釘釘、飛書會議、微軟 Teams、Chime、小魚、UMeet、WebEx 等等,使用體驗上大同小異。

溝通用到的

即時通訊軟體和會議軟體一樣五花八門,前面說過我們團隊內部溝通、協作主要用 Slack。

但是和客戶溝通只用 Slack 不行,都用微信行不行?我會優先選擇使用客戶團隊的即時溝通工具,這樣做有一個好處。客戶工作時段很忙,注意力都在自己內部的溝通工具上,經常是不看微信的。如果用客戶日常的 即時溝通工具,他們少了切換成本,還方便和其他同事拉群,交流響應上更及時。所以,我日常就會開著微信、企業微信、釘釘、飛書、Slack。

遠端桌面: TeamViewer + 向日葵

網址:https://www.teamviewer.com/ 價格:$24.90/月

為使用者提供 IT 基礎設施軟體,軟體本身的邊界看似清晰明確,但是使用者的使用場景和使用方法也是千變萬化,所以能直接看到使用者使用的現場是至關重要的。JuiceFS 提供雲服務,使用者也會在安全策略允許的條件下上報監控資料給 JuiceFS,這樣運維與問題的排查方便了不少,但是在支援客戶過程中有時仍然需要連線到客戶環境進一步排查。我們會使用 TeamViewer 連線客戶操作使用者的桌面。如果沒有遠端桌面,大家只能發截圖,這樣的畫面就很常見了:

就這樣,很多來來回回的溝通是免不了的。根據使用者習慣,我們也用向日葵等其他遠端桌面工具,現在騰訊會議、飛書會議也支援遠端操作了。

線上設計: 稿定設計 + 即時設計

稿定設計網址:https://gaoding.com/ 價格:個人專業版 ¥158/年

即時設計網址:https://js.design/ 價格:免費

產品釋出之後一定少不了運營和市場工作,雖然我們團隊人少,但是工作內容一個不少。

做市場活動經常需要一些海報、頭圖,這些內容的創作已經不再需要 Photoshop 和 Illustrator 這些大傢伙了。我們使用稿定設計,沒有任何學習門檻,更好的是它提供的海量模板,我要做的只是像逛淘寶一下找到自己喜歡的模板,改改即可

即時(js.design)設計和 Figma 是類似的線上設計工具,對於畫流程圖、原型圖等,也同樣比 Photoshop、PowerPoint 好用的多,相比 Axure、OmniGraffle 又在協作上帶來了巨大的方便,發個連結就能邀請夥伴進來看,還能隨時評論、一起設計,再也不用把截圖、PDF 在微信和郵件裡傳來傳去了。

開源,面向更多使用者

2021 年我們釋出了 JuiceFS 社群版,這讓更多開發者可以關注到 JuiceFS,並且能看看 JuiceFS 程式碼寫的怎麼樣,也更容易上手體驗,不需要雲賬號了,自己的電腦上就能安裝試用。開源社群也給了我們產品發展、迭代更大的空間,同時也多了很多工作。我們要傾聽社群中使用者的聲音,響應他們的需要,這個過程中也是一系列好工具幫助了我們。

社群運營: Orbit.love

網址:https://orbit.love/ 價格:對開源專案免費

Orbit.love 是支援社群運營的工具,可以把 GitHub、Twitter、Slack channel 這些有你使用者的平臺、社交媒體關聯到 Orbit,它能彙總、分析、統計這些使用者在各個平臺上的行為。

舉個例子,作為一個開源軟體社群,如果一個使用者在 GitHub 上給你的專案加星,說明他有了最初的關注。如果接下來他又加入了 Slack channel,在 GitHub 上提了 issue,轉發了專案的 tweet,每一個動作都代表這他對產品的關注和參與程度。這些行為都能彙總到 Orbit.love 上,讓我有很容易看出哪些是新使用者,哪些是深度使用者,哪些是流失使用者,社群運營工作就有了參考依據。

Orbit.love 是我今年用過最有趣的工具,沒有之一

郵件列表:Mailchimp

網址:https://mailchimp.com/ 價格:2000 聯絡人以下免費

我在「產品釋出」一段提到使用 Intercom 給網站使用者群發郵件,但是 JuiceFS 開源後,會有一些使用者僅僅是關注 JuiceFS 社群版,並不需要註冊 juicefs.com 雲服務。所以我們又為社群使用者提供了一個郵件列表,使用的 Mailchimp,老牌郵件營銷服務,但目前我們使用的功能比較淺。

萬能的自動化工具:Zapier

網址:https://zapier.com/ 價格:$29.99/月,包含 750 個自動任務

Zapier 是一個自動工作流工具,玩法很多。我用它來監控 Twitter 和 HackerNews 關鍵詞,一有新內容就往 Slack 上發個訊息,可以幫助瞭解 Voice of Customer。同事會使用 Zapier 將郵箱中的新郵件轉發到 Slack,很多郵件都是通知提醒,都彙總到 Slack 更方便檢視,減少開啟郵件的次數。

Zapier 的產品體驗做的非常棒,值得每一位 PM 都好好體驗一下

最後,上賬單!

公司一個月的賬單還不到一個人一週的工資,這些 SaaS 工具幫助我們每個人保持專注、高效。有朋友問我們為什麼你們的工具箱中來自中國團隊開發的 SaaS 工具很少?主要原因是 Juicedata 面向全球使用者交付產品,在團隊工作流程裡選擇國際流行的工具,更容易實現全球招聘、與不同國家地區的同事協作。

同時,海外 SaaS 工具發展時間比較長,產品選擇多,生態整合完善,很方便我們為不同的需求選擇最順手的工具,我們還能從工具中學習一些最佳實踐。需要本地化的工具我們會選擇最適合本地情況的,比如製作市場宣傳海報的稿定設計,會跟著國內的設計趨勢和日曆提供豐富的模板。訪問遠端桌面的向日葵,線上會議和即時通訊的 Apps,都是非常本地化的。

還想提一句,這些 SaaS 工具沒有一個是銷售或營銷郵件、廣告觸達到我們的,都是我們自己從需求出發,通過搜尋、看文章、朋友分享主動了解後註冊體驗,然後綁卡付費的,這些 SaaS 產品都是 PLG (Product Led Growth)產品,也讓我們會思考這個過程,想實現產品的 增長,需要做到什麼?使用者體驗會卡在哪裡

好了,這篇萬字長文終於碼完了。 得益於這些軟體,讓我們一直保持專注和高效,如果這些工具的選擇和使用經驗對你有啟發,請轉發給更多的創業團隊和開發者,也歡迎向我們推薦你的寶藏工具。

如有幫助的話歡迎關注我們專案 Juicedata/JuiceFS 喲! (0ᴗ0✿)