解決合同管理難題,致遠互聯推一站式數智化合同管理產品

語言: CN / TW / HK

對現代企業而言,合同是維繫業務往來、保障企業權益、具有極強敏感性的重要契約檔案。伴隨著業務升級與規模擴張,中大型企業在經營過程中,動輒需要同時處理上百份合同,而許多業務合同普遍都存在著條款密集、資料龐雜等特點,無論是起草、稽核、校驗,還是簽訂後項目期限內履約追蹤、監督、履行,對於合同業務跟進人員來說,都存在著諸多共同的難題。

現代企業合同管理中的全球性難題

現代企業合同管理模式,一般使用傳統合同管理軟體,以人工操作的方式進行管理,從合同的起草、建立、到審批、簽約、監控,再到歸檔、變更、續約,涉及環節眾多、流程複雜,各類繁瑣的細節分支數不勝數。

這就導致合同管理人力成本日益升高高、管理效率難以提升。當下,傳統合同管理系統能力的不足,已經越來越成為制約企業業務經營水平提升的一大瓶頸。

美國IT企業DocuSign近期釋出的市場調研顯示:

94%的人表示,人為錯誤會在一定程度上影響合同流程——增加風險、返工、延誤和成本。

68%的人表示,他們需要10多分鐘才能找到一份典型的合同範本模板。

65%的人表示,他們的合同流程導致交易延遲。

所以,如何減少合同管理中的人為錯誤、如何提升合同全週期管理執行效率,在全世界範圍內,都是企業經營管理中亟待解決的重大難題。對中國企業而言,由於資訊化建設起步相對較晚,合同全週期管理的理念並未得到完全普及,合同全週期管理提質增效問題,更是與合同管理標準化、規範化、資訊化相繫結。

值得注意的是,近年來數字化領域迎來了一次爆炸式發展,諸多新概念、新模式、新技術大規模湧現出來,並迅速受到市場的青睞與檢驗、短時間內得到了廣泛地應用,國內企業抓住了這一時代契機,藉助數字化轉型的東風,大資料、人工智慧、低程式碼、雲原生、移動互聯等各條戰線蓬勃奮起,正在將國內企業經營管理過去存在的諸多短板,補齊到世界一流水平。

數字化時代開創性的智慧合同管理應運而生

傳統的合同管理軟體只是將紙質合同管理過程遷移到電腦端完成,但大量相關工作仍依賴人力手動操作,而智慧合同平臺的開創性意義在於,它以合同管理業務場景為出發點,廣泛融合前沿技術,將合同管理業務中的諸多環節寫成演算法,並內建到產品中去,從而前所未有地提升了管理效能。

當下,隨著人工智慧、流程自動化、NLP自然語言處理、大資料分析等新技術被陸續應用到合同管理產品之中,完善的智慧合同平臺模式已經日漸成型,合同全週期各大環節的管理模式正迎來全方位的智慧化革新。數字化時代的智慧合同管理平臺,已經不只是一套軟體系統,而是一位熟悉合同全流程的智慧高階顧問。

流程引擎能力:依託智慧化的BPM流程引擎能力,合同管理過程中最繁重的起草、審批、協商環節,均可輕鬆實現全自動多端流轉。審批方、修訂方、客戶方等各大節點,流程進度一目瞭然,手機端隨時可跟蹤,合同全週期管理工作得到了極大簡化。

文字提取能力:基於OCR光學字元識別與智慧文字分析、大資料統計等技術,智慧合同平臺能夠將紙質合同和第三方檔案轉變為可操作的檔案,歷史合同檔案實現批量歸檔,並自動提取關鍵資料與資訊,納入資料庫。

資料分析能力:智慧合同管理平臺能夠通過演算法準確定位合同中的關鍵資訊,並自動計算不同客戶各型別合同中,包括累計簽約數量、累計簽約金額、應收應付款在內的諸多典型參考資料,需要時可輕鬆檢索,起草時自動調取顯示在表單上,為相關經辦人、審批人決策提供參考依據。

文字比對能力:依託NLP自然語言處理、人工智慧文字分析等先進技術,在領導審批、內部定稿、簽署前、蓋章後等各個環節都可快速比對合同文本資訊,系統自動檢查文字有無更新、篡改,消除多個環節的人工文件比對操作,最大限度地提升合同流程運作效率。

致遠互聯全新合同產品的合同文字比對介面

數智賦能讓合同全生命週期管理能力全面昇華

合同起草

企業合同作為一項重要契約檔案,需要精確保障合同文字的專業性、規範性、合規性,傳統模式下,合同起草需有專業人員嚴格把關每處條款細節,對企業來說需要付出極高的人力成本。智慧合同產品運用人工智慧、文字比對能技術,可以將大量專業性要求高、複雜繁瑣的工作交給預置的專業演算法來完成。

一鍵呼叫範本:智慧合同開發方會組建專業的財會與法務專家顧問團隊,根據不同垂直行業領域的合同業務需求,提供海量基於業務場景的數字化合同範本,並分類預置到產品系統或雲端上,企業起草合同時,可一鍵呼叫範本,變數資訊表單填寫,正文同步生成,效率全面提升。

合同合規檢查:在智慧合同管理系統中,企業可根據自身需求,自定義配置用於檢索稽核的標準和關鍵詞,智慧平臺自動進行合規檢查,重點資訊全標記,校驗結果同步顯示、實時預警,以前需要幾天甚至幾周才能完成的合同審查現在只需幾分鐘即可完成。

致遠互聯全新合同管理預置了不同場景下的合同範本,只需填寫表單,合同正文一鍵生成

合同校驗

即使是專業人員,在合同校驗環節,諸如相對方資質確認、文字與業務適配性等多個方面也時常出現漏洞與失誤,導致企業利益受損。而全新的智慧合同管理平臺能夠幫助企業對數量眾多的合同進行批量化智慧校驗,使組織獲得前所未有的資訊洞察力。

智慧條款限定庫:能夠按照不同的公司類別、合同類別,預設合同關鍵條款校驗規則,規則一經設定將貫穿起草、稽核、用印全流程,自動識別限定條件、生成智慧校驗結果,並及時觸發預警、執行流程干預。

自動校驗預警:運用自然語言處理技術來解析文件、自動劃分條款類別,並突出顯示文件版本之間的差異,標記可能不符合組織利益的次優條款,實現輔助校驗及自動預警。

合同審批

根據 Forrester Research 的最新研究,平均合同審批週期大約需要3到4周。在涉及許多利益相關者的合同簽署和談判過程中,反反覆覆的審批校驗會浪費大量時間,同時,在傳統合同管理模式下,簽署前合同比對環節高度依賴人工操作,時常因人為比對疏漏而出現“陰陽合同”,造成法律風險。通過智慧合同管理平臺,審批環節涉及到的所有功能都被整合在平臺中,讓合同審批更加精準高效,大幅降低人為工作量,避免人工比對疏漏。

智慧審批助手:人工智慧演算法將自動突出顯示條款文字的前後變化,加速提升合同版本比對速率,極大程度上減少審批和週轉時間。

外部系統資料無縫整合:智慧合同平臺還將第三方資料無縫整合到系統中,全域性穿透合同管理的各環節,相對方企業徵信資訊一鍵可查,歷史簽約資料隨時調取,審批決策所需資訊一站式解決。

合同簽署

傳統合同管理過程中,簽署流程繁瑣,合同簽約時間過長,中間流程節點不可控,經常造成商機延誤。完成簽署後的合同,管理混亂,有的分散在經辦人自身的電腦中,有的被存放在傳統合同管理系統的各類不同的目錄下,難以形成體系化管理。

簽署流程監控:智慧合同平臺整合BPM流程管理能力,責權清晰可見,操作留痕可查,簡化簽署流程,提升簽署效率,增強可靠性。

電子籤雙端蓋章:合同簽署時,甲方可通過線上電子籤蓋章,線上快速傳遞給乙方,乙方線下可用群傑裝置進行紙質蓋章並同步電子蓋章線上傳遞,電子合同與紙質合同同步歸檔,雙簽章雙保險,確保合同認證安全。

致遠互聯全新合同平臺,實現電子版紙質版合同同步蓋章,線上線下同步歸檔

合同歸檔

傳統合同管理系統中,合同的檔案管理缺乏標準體系,更缺乏評價相對方的量化資料。歸檔時依靠手工填報臺賬來進行彙總資料,效率低且容易出錯。人工歸檔往往出現不及時或資訊不全面等問題,導致發生合同糾紛後,缺少相關證據材料。

智慧合同檔案櫃:智慧合同平臺具備電子檔案櫃功能,合同歸檔一步到位,讓實體合同都擁有簽章有效的電子孿生版本,條款、資料、關鍵資訊經過人工智慧識別解析,分類納入資料庫,一鍵調取、細節輕鬆檢索。

致遠互聯電子合同檔案系統:合同歸檔到統一檔案表中,狀態一覽無餘,隨時篩選歷史合同

在企業服務市場,智慧合同管理仍屬於藍海市場。目前,企業引入ERP等數字化系統已經非常普遍,但在合同管理上,傳統紙質合同仍然佔據主要位置。傳統紙質合同的文字往往缺乏結構化電子文字,導致合同資訊在使用中容易受到制約,企業一些業務流程也因此不夠規範。致遠互聯此次推出一站式數智化合同管理產品,也將有利於企業提高合同擬定效率,降低合同履行風險,增強企業業務流程的規範性。

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