給電郵插上翅膀——這是我的 Outlook 外掛推薦

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文章代表作者個人觀點,少數派僅對標題和排版略作修改。

為了本文的敘事方便,在本文的開頭,我先界定一下本文所探討的範圍。通常來講,Outlook 有三種所指:其一是電腦或手機上的 Outlook 客戶端,其二是 Outlook 域名字尾的郵箱,其三是微軟所推出的免費的個人電子郵件服務。本文涉及的就是第三種情況當中的 web 服務,後續文中如果提到 Outlook 而沒有明確所指的時候,均表示是此種情況。不過,桌面版的 Outlook 客戶端與 web 版的 Outlook 也有相通之處,比如 web 版當中的載入項就可以在桌面版客戶端當中使用。

Microsoft Outlook 是一個目前很多人在用的電郵服務。早在2012 年 7 月,微軟就 正式推出 了全新的 Outlook.com 服務。Outlook.com 發展比較迅速,僅至 2014 年 5 月,其 使用者數量 就達到了 4 億人。

作為 macOS/iOS 上的開發小能手,微軟通過持續「賦能」Outlook,吸引了不少跨平臺使用者的芳心。比如 iPhone 使用者可以藉助於 Outlook 的支援 exchange 協議的特性,來同步儲存手機的通訊錄、日程、備忘錄。此外因為一些現實的問題,Outlook 也取代了 Gmail 成為常規之下很多人的首選電子郵件服務商。

除開上面提到的 Outlook 支援 Exchange 協議的特性之外,Outlook 集成了Microsoft 全家桶的一些功能,而且不僅於此,它還可以通過外掛「載入項」能夠更進一步地拓展我們的視野。

Outlook 本身整合的載入項

作為 Office 全家桶的一部分,網頁版的 Outlook 與 Office 其他的元件在一定程度上融合是比較密切的。就載入項本身而言,這裡有兩個使用者比較容易感知卻又容易忽略的存在。

在使用 Outlook 的時候,任意選中郵件正文都會彈出一個浮動選單。這個浮動選單一共提供了四種功能,其中的兩個比較可圈可點:OneNote 和微軟待辦(Microsoft To-do)。前者可以加入到 OneNote 當中,後者則對應到微軟待辦當中。這當中尤其是後者,對於使用信用卡賬單的人來講比較方便,直接將賬單中的最終還款日設定為相應的待辦,提醒自己按時還款。

這兩個載入項是整合在 Outlook 當中,不用自己手動新增,使用起來很方便。

Outlook 的菜市場中的載入項

除了 Microsoft 自身的載入項,Outlook 還有一個內容比較豐富的「菜市場」。任意郵件右上角點選三個點就可以出現「獲取載入項」。而且這當中竟然還有一個編輯者之選。儘管 Outlook 菜市場提供了中文介面,不過從行文來看這當中的機翻味道濃郁。而且,菜市場當中的某些載入項離著我們的日常使用還是有一段距離。

郵件撰寫加強

Outlook 的載入項當中其實有不少於郵件撰寫相關的載入項。這裡根據實際情況,暫舉例四個。

Translator for Outlook

用過 Chrome 或者 Edge 瀏覽器的使用者應該對這個載入項不會感到陌生。該載入項由微軟官方提供,而且載入項在菜市場當中排名第一位。

Translator for Outlook 的功能就是把郵件翻譯成目標語言,其翻譯引擎由微軟提供。就個人而言,Translator for Outlook 並沒有起到應有的作用,一則是因為瀏覽器自身提供有相應的翻譯功能;二則是因為其「偏安於」顯示器的一角,視覺呈現上很不舒服。

Emojis

需要說明的是 Outlook 本身自帶 emoji 輸入功能。撰寫郵件的時候在郵件的下方就可以看到這個 emoji 按鈕。相比Outlook 自帶的 emoji ,emojis 提供了更多的 emoji 圖示,而且 emoji 的圖片也更高清。

動圖 Giphy

在使用即時通訊工具進行聊天的時候,很多人喜歡在聊天當中插入動圖。那些貓圖、狗圖、獺圖能夠很有效的調劑聊天的氛圍,讓人會心一笑,發揮一些文字所達不到的作用。Giphy 是一種在郵箱當中提供 GIF 動圖服務的載入項,而且它還提供了搜尋功能。通過搜尋相關的 GIF,最後將其插入到電子郵件中。

圖中笑臉圖示即為 Outlook 自帶的 emoji

簽名類應用

在撰寫電郵、進行檔案交流的時候,簽名是一個經常遇到的問題。Outlook 的菜市場當中有不少「簽名類」載入項。

DocuSign 就是其中之一。DocuSign 有中文介面,而且功能比較強大,整體上使用起來比較流暢。

在 Outlook 的載入項當中,Adobe 也有一款名為 Adobe Acrobat Sign for Microsoft Outlook 的載入項,不過我在使用的過程中,一直提示賬戶的問題沒有奏效。

網盤相關的載入項

經過了電郵的洗禮,基本上使用者都會了解到電子郵件的附件是有大小限制的。對於這個問題 QQ 郵箱的做法是增加了一個超級大檔案的功能;對於那些提供類似功能的郵箱,很多使用者採取的辦法就是共享一個網盤連結。

為了更好地提升使用者的體驗,很多網盤都有提供 Outlook 的載入項。

Dropbox

在 Outlook 的菜市場當中,關於 Dropbox 一共有兩個載入項,一個是 Dropbox for Outlook,一個是 Dropbox To Outlook Import。在功能上,兩者趨同;所不同的是,前者對於多語言的支援要比後者好不少。

Box

Box 也是一家知名的網盤服務提供商,在 Outlook 當中也有相應的載入項。 其載入項的基本上與 Dropbox 差別不大。

Easy attach - files from cloud

Easy attach 是一個聚合類的網盤應用。按照其介紹,它聚合了 Box 、Dropbox 、Google Drive 、OneDrive 、SharePoint等應用的服務。不過就我個人的嘗試來看,Easy attach 並沒有載入成功。

日程安排與任務待辦

雖然 Outlook 整合的微軟系的日程與待辦 app 用起來比較方便,但是使用者對第三方的 app 仍有著強大的需求。這反映在載入項的菜市場當中就是數量繁多的第三方日程與待辦類的載入項。這當中有不少是我們所熟悉的 app。

Todoist 與 TickTick

Todoist 和 TickTick 是兩款使用者比較熟悉的任務管理工具。二者在功能上基本對標。Todoist 和 TickTick 的載入項允許使用者將電子郵件新增到待辦任務當中去。

Todoist 載入項
TickTick 載入項

需要注意的是 TickTick 和滴答清單是獨立的賬戶體系,在撰寫的本文的時候,沒有發現相應的切轉賬戶的服務。

Trello

Trello 是一款知名的看板應用,同時也有一定的團隊協作功能。藉助於 Trello 的載入項,使用者可以把 Outlook 中的電子郵件新增到繫結 Trello 賬戶的特定看板當中。需要注意的是,儘管郵件的內容可以加到看板裡面,但是相關的格式會丟失。

其他

除了上述這些 app 之外,還有諸如 mytask2do、Tasks in a box for Outlook、iplanner office 365 planner add-in 這樣一些載入項。考慮到一些 app 自身的原因以及其他原因,一些載入項並不能成功訪問或者載入。具體視個人情況而定。

個人賬務

PayPal for Outlook

經常海購的人對於 PayPal 應該不陌生。在 Outlook 的載入項當中也有一個 PayPal 的。安裝之後,可以通過 PayPal 向聯絡匯款,比較方便。

FedEx Tracking

對於經常使用 FedEx 的來講,FedEx 的載入項一定不能錯過。FedEx 在 Outlook 當中有一個名為 FedEx Tracking 的載入項。通過它可以快速地查詢追蹤包裹的派送。

對於那些快遞比較多的使用者,在 Outlook 桌面版客戶端上還有一個 Package Tracking 的載入項可以去試一下。

協作工具與線上會議

在前面已經提到了可以作為團隊協作使用的 Trello。除了 Trello 之外,還有不少團隊協作的 app 提供了 Outlook 載入項。

Slack for Outlook

作為一款很受歡迎的工作溝通工具,Slack 幫助不少公司提升了溝通效率,受到了不少人的喜愛。當然一個人也是可以的,也可以用到飛起。我派上就有文章講到把 Slack 用做個人的資料庫、備忘及 Todo。

Asana 與 Jira

對於一部分人來講,Asana 和 Jira 可能有點陌生。實際上,二者都是是業內比較知名的團隊管理工具。雖然他們頂著團隊管理工具的名頭,但是用在自我管理上也是挺不錯的。

在 Outlook 當中新增郵件到 Asana 任務的時候,Asana 載入項的操作與 Trello 等載入項相類似。與之類似的還有 Jira。

郵件新增到 asana 任務後的介面

線上會議相關的載入項

因為疫情,越來越多的人開始習慣於線上會議的形式。在 Outlook 的載入項當中也有不少線上會議 app 的載入項。這些載入項當中包括 Zoom、Google Meeting、Cisco Webex 等等。

不過比較遺憾的是,這當中尚未見到我們常常接觸到影片會議 app。這或許與使用者的使用習慣有關。

CRM 相關的載入項

電子郵件很大一部分的用途就是工作相關,與 CRM 密切相關。這一天在 Outlook 的載入項裡面也得到了充分體現,具體的表現就是 CRM 先相關的載入項數量龐大。這些與 CRM 相關的載入項包括 Zendesk Support、Salesforce、Zoho CRM 等。受限於我本人的應用場景,這裡不一一例舉。

寫在最後

考慮到個人實際的應用情況,本文只提到了 Outlook 載入項當中的很少一部分。這些載入項只是Outlook 眾多載入項當中的九牛一毛,更多的載入項等著我們去探索。此外因為一些各種各樣的原因,一些載入項無法正常使用也是一件令人遺憾的事情。

桌面版 Outlook 客戶端 Adobe Acrobat 載入項

再額外地多說幾句。在文初,我提到過 Outlook 的桌面客戶端。桌面客戶端版的 Outlook 除了和網頁版通用一些載入項之外,一些應用還會有單獨的 Outlook 客戶端載入項,從而提升 Outlook 桌面客戶端的使用體驗。

歡迎大家留言分享自己在使用的過程中體驗比較好的載入項。

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