數字時代,高效會議是企業的競爭關鍵

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配圖來自Canva可畫

後疫情時代,音視訊類線上會議已佔據企業和員工相當多的精力。企業服務公司Dialpad公佈的調查報告顯示,83.13%來自各行業的受訪者每週要花至多三分之一時間開會。遠端會議需求蓬勃,騰訊會議、MAXHUB們繁榮成長,進階為企業的線上或智慧會議通用服務平臺。

大中型企業危機感更強,對會議場景的數字轉型甚是敏感,所以為了一場高效的會議,為了構建更高效的溝通模式,它們均在尋求可靠的智慧會議解決方案,要麼打造軟硬體組合的會議室,要麼訂閱可定製化的SaaS類會議服務。

某種程度上,圍繞會議場景的裝置和模式升級,在大中型企業間已經演化成一場不斷升溫的數字競賽,這場競賽中,企業想要的不止是一場場高效的會議,還有長遠的降本增效能力。

即使沒有疫情帶來的物理隔離阻力困擾,全面數字智慧化轉型也已成為企業的共識,於企業戰略藍圖內根深蒂固。騰訊會議目前使用者規模已超過2億,且在不斷增長;MAXHUB的智慧會議解決方案被一半以上中國500強認可,市場份額仍在爬升。會議辦公模式的深度變革在更多行業展開,已是毋庸置疑的事實。

從遠端到智慧,會議效率的進化

會議模式的改變,實際折射的是企業發展程序中持續提升管理溝通能力的本能訴求。過去的會議場景,企業往往傾向於面對面的交流方式,因為資訊傳導沒有延遲,執行效率也有保證。

但客觀環境的轉變,逐漸擡高了這種理想場景的實現難度,尤其是更多的智慧會議裝置和服務出現後,傳統的會議模式走到了被淘汰的十字路口,數字會議備受推崇。

數字會議的進化,過去幾年走得非常快,因為工具門檻低了,企業的意識轉變了。這個過程大體可以有兩個階段, 第一階段是以遠端和線上為主的“連線模式”,zoom等軟體,多以雲視訊會議的方式滿足企業開會需求。

這種模式具有普適性,任一規模企業的輕資訊、遠距離會議都能快速開啟,所以在疫情突現後快速爆發。從企業角度看,連線模式就像網際網路一樣,可以聚集任意空間的人,實時傳達必要的會議資訊。

但連線模式其實比較粗放,當我們要溝通一款產品的設計方案細節,或者共同研發和設計某些數字內容時,以手機或電腦為主的小屏模式,顯然不能滿足這些非常精細的需求,更無法達到想要的高效率溝通。

所以企業需要更加靠譜,資訊容納度和資訊傳導效率更高的會議模式,於是 以軟硬體有機整合為主的“一體模式”開始發力,數字會議的效率上限有了大幅提高。

從MAXHUB等智慧會議解決方案服務商的產品來看,它們的方案可以看做“大屏+”模式,通過會議平板、無線投屏器等裝置的自由協同,可以實現資訊的高頻化、精準化流轉,有效滿足企業開會的全流程痛點,把開會變簡單,也變高效。

從連線模式到一體模式,數字會議進化的客觀勢能來自作為實踐會議的主體,即企業追求效率的生存衝動,從而將數字會議推向了更理想的狀態。

難擺脫的不可抗力

遠端、智慧會議的確是企業提高經營效率、構建智慧辦公能力的絕佳場景,如今市場上亦有諸多數字會議產品供不同規模的企業選擇,但一場真正高效完美的會議,還是會面臨很多突變因素或不可抗力。

單從影響會議效率的因子來看,人、裝置、流程是三大關鍵,任一方面的掣肘都會導致會議效率無法最大化,無形中放大企業的時間成本,壓低產出效率。

第一,人的錯位。 在一場會議中,人是核心的參與者,但也是最為活躍,最不確定的因子,一旦有時間、地點上的錯位,比如異地、不同的時區,容易帶來過度延遲的後果,會議效率因此可能會大打折扣。

第二,裝置侷限。 作為會議資訊的關鍵載體,裝置能力往往決定著會議的互動效率,在需要高頻強互動的海量資料會議中,裝置的不相容、投屏速度、高延時等問題,都是效率的破壞者,會造成極差的會議體驗。

第三,流程僵硬。 高效會議的基礎是精簡的流程,但傳統思維還是會根植於流程制度中,極大影響會議的整體效率,比如人員的簽到必須要在全部人員到齊後一一點名,如此流程很難不拉高會議的綜合成本。

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值得注意,不可抗力還會為企業製造“偽高效”陷阱。舉個例子,企業在根據現有條件仔細優化會議制度後確實把效率數值提了上來,比如縮短了會議時間,但只要裝置限制存在,企業的會議效率還是在某些環節會打折扣,長此以往,企業的效率成本疊加可能會相當高。

“統一思維”方法論

雖然人、裝置、流程都可能給會議效率帶來阻力,但這並不意味著企業無法實現一場高效的會議。會議是否達到想要的效率和效果,往往取決於企業是否為會議找到了合適的解決方案。

因為會議的型別很多,按規模、公開程度、內容可以有很多細分場景,沒有匹配的裝置和流程,會議效率低是一個必然結果。

但矛盾也恰恰寄生於此,企業知道會議低效,知道哪些環節不到位,但是沒有解藥,這是典型的“病者無藥醫”。原因很簡單,多數企業不能造會議裝置,也沒有開發辦公流程的技術能力。

這就是會議和辦公方案解決商存在的意義,歷經兩個階段的進化後,業內主流玩家已經形成可靠方法論,那就是“統一性”思維。

第一類是軟體高標統一。 典型如微盟的智慧化會務SaaS軟體,基於專業技術,為企業設計了標準化、高適配的線上工具或功能,讓企業能夠根據特定會議場景的需求快速發起、完成一場或多場會議,顯著降低了企業的會議物料、前期溝通成本。

第二類是軟硬整合統一。 典型如“MAXHUB x 騰訊會議智慧會議解決方案”,設計邏輯的出發點是企業會議全流程的關鍵痛點,並將所有細化功能全部高度集於一套系統。

MAXHUB x 騰訊會議智慧會議解決方案的優勢可以體現在以下幾個點: 首先是標準統一, 在裝置容納度方面,除了會議平板之外,個人電腦、手機等外部裝置均可一碰連線,具備很高的裝置自由度; 其次是資訊統一, 比如會議展示資料可以快速自由共享,消弭了資訊鴻溝; 最後是流程統一, 針對會前、會中、會後不同環節,分別設定了可統一標準操作的功能,比如會前與會人員無論身處何地均可一碼入會,會中基於高清拾音裝置加AI轉寫技術可生成實時紀要,會後待辦可快速派發執行。

可以看出,MAXHUB x 騰訊會議智慧會議解決方案是以標準化、模組化、科技化的方式,從全環節、全要素切入來提高會議效率,能夠有效降低企業會議綜合成本,核心價值可概括為兩點。第一,將軟體平臺和硬體裝置進行深度融合,為企業會議管理制定完整高效的解決路徑;第二,全流程彈性整合多元會議場景,打通了線下會議效率阻礙。

綜上,統一思維之所以能驅動可靠的會議解決方案,還是因為統一性的核心含義包括效率。當然,無論是軟體整合,還是軟硬整合,都需要專有技術的加持。

數字辦公決勝未來競爭

今天,MAXHUB x 騰訊會議智慧會議解決方案這類智慧辦公服務備受追捧,根源還是企業可以藉此實現蛻變。

第一,成本效益優化,即省錢省時間;第二,經營邏輯優化,比如業務開展模式更有效率,品牌形象會隨之改善,產出效率會隨之提高;第三,企業基因優化,可壘建辦公經營的數字化基礎,孕育企業的專有數字基因。

從競爭的角度看,智慧辦公不單單是企業為了內部升級而必須踐行的戰略,更是長期生存的必經考驗。換言之,企業尋求辦公智慧化升級,為了現在,更為了未來。

這麼來看,MAXHUB x 騰訊會議智慧會議解決方案這類智慧辦公解決方案服務平臺,扮演的其實是數字助手的角色,在企業和產業轉型的過程中,它們是不可或缺的角色,也是企業數字轉型的剛需。

而且它們還為企業的數字升級帶來相當多的價值啟發,比如使用統一思維經營和管理公司,為公司設定基礎的數字管理平臺等。7月12日,智慧協同平臺MAXHUB領效將與騰訊會議聯合舉辦以“高效協作 一步到位”為主題的智慧會議解決方案實戰分享會,會為企業帶來更多關乎高效辦公協作的思考。

眼下,智慧辦公已經覆蓋會議、生產、推廣、獲客等每一個與企業執行相關的場景,沒有企業能夠置身事外,忽略智慧辦公的戰略價值和意義。長遠來看,勤於智慧辦公升級,願意摒棄舊思維的企業,將持續沐浴智慧辦公的開放紅利,形成更獨特的發展優勢,為未來的生存能力打下更穩固的底子。

文/劉曠公眾號,ID:liukuang110