职场老好人的结局,通常是怎样的?

语言: CN / TW / HK

小佛爷说

我们中的很多人每天都要处理各种需求,你不可能接下所有人的所有要求,并把它们都做好。如果接了太多或本不应由你处理的事情,你会浪费掉时间、精力和金钱,还让自己在真正重要的事上分心。你必须学会判断何时、如何拒绝和同意需求。

数十年来,我研究了数百家企业中最受重视、不可或缺的员工,总结出一个判断接受需求的三步法: 评估需求、表达合理的拒绝,以及接受可提升自我能力的需求。

评估需求

在进行金融投资时,大多数人都会做一定程度的尽责调查——搜集更多信息,以便做出正确判断。在答应或拒绝一个需求时,你就是在决定将自己的资源投到哪里,所以也要谨慎考虑。

首先要坚持让对方明确需求。有时提出的需求很粗略,这会让你误解其具体内容或方向,所以你要帮自己和对方弄清楚需求的细节。这样一来,你就可以获得积极响应的名声。问清细节并不等于你会同意这个需求,只是表明无论能否帮上忙,你都很重视对方的需求。

要提问并做好笔记,明确包括成本和收益在内的各个方面的需求。想想律师、会计和医生写的用来帮助他们记录每个客户特别需求的备忘录。重要的是,你需要帮助提需求者把需求调整成一个可行的提案。

备忘录应该包含以下问题

1 今天的日期和时间?(这个记录可以帮你追踪项目的发展进程)

2 提出需求者?

3 对方期望取得什么样的成果?要具体。

4 完成时间?

5 需要哪些资源?

6 需求涉及哪些相关权威人士?是否得到了他或团队的认可?

7 可能得到的好处?

8 有哪些明显或隐形的成本?

问题越大或越复杂,你需要搜集的信息就越多。 有的需求是无法实现的,有的需求看起来微不足道,不值得花时间特意写备忘录,直接去处理比较快。 如果你要深究每一个细节,人们可能会指责你这是愚蠢的官僚主义作风。 这么说也确实有道理。 不过,绝大多数需求都需要做一些调查后,才能决定是否接受。 你会发现,一些小需求可能会发展成大需求,那些乍一看不可能完成的需求,实际上可能会比预想的容 易很多,那些看似愚蠢的要求其实很精明,或者反过来。 因此要坚持写备忘录,除非是极小的事情,或者非常迫切的需求。

一定要给提需求的人看你的备忘录,确定你们步调一致。想象一下,对方看到你为他提出的需求做了一个双方都认可的记录,会提升他的自信心程度。而且如果你这么做,无论你答应还是拒绝,对方都更能接受你的判断。

合理的拒绝

在正确的时间深思熟虑地拒绝可以给相关人员节省时间、免除麻烦。

匆忙决定、处理失当的拒绝,会给每个人,特别是给自己带来麻烦。比如你没有评估好需求;个人偏见影响了你的决策,比如不喜欢提需求的人,或是解雇了看起来不重要的人;或者仅仅是因为答应了太多事情而没有多余的精力导致的拒绝。

好的拒绝,重要的是时机和逻辑。你应该拒绝不能做、做不到或综合考虑各种因素后,不应该做的事情。我把这些称为“拒绝关卡”,借用了项目管理中的“阶段关卡审查”,即将工作划分为不同阶段、决定每个阶段“做或不做”的方法。

第一道关卡最容易理解。如果程序、指南或规章上禁止做某件事,或有人已经明确说过你现在不能做这类工作,那么直接拒绝就好。 (如果你觉得大家都被明令禁止做这件事,也请考虑让提需求的人放弃这个想法。)

你应该这么说,“我无权决定。这个需求违反了政策(规章制度、法律)的规定。所以你根本不应该这样做。也许我可以帮你根据规定重新调整一下需求。”

你也可以在第二道关卡处直接拒绝别人 (至少有时候是) 。如果需求不可行,你就说:“我做不到。”如果无法说出口,那就说:“很抱歉,这大大超出了我能力范围。”

如果对方提的需求以你暂时的能力无法胜任,但只要学习之后就能处理,这种情况你也要拒绝他。你可以说,“我不擅长这个,不过如果你给我额外的学习时间,我可以试一试”。对你来说这可能是个发展的机会,也让提需求的人在以后有类似项目时可以找你。

然而,最常见的拒绝理由是过度承诺。这种情况下,人们会倾向于说“我手上还有其他重要的事情,大概没有时间来做这件事”。这是被迫拒绝。如果无法避免,就要试着尽量留着机会,之后再去满足对方的需求,或者在有空时去帮忙。

最好的回复方式是,“现在我忙着做别的事情,希望过段时间能帮你。如果不行的话,也希望将来有机会帮忙。”

第三道关卡最难判断,因为在一开始很难确定一件事是否值得做。 你需要判断自己成功的可能性、潜在的回报,以及是否与你现有的工作发生冲突。有时你也需要做出“可能可以”或“现在还不行”这种比较模糊的回答。

这类情况你应该说,“我需要更多信息。让我来问几个问题……” 本质上,你是在让提需求者提出一个更全面或更有说服力的方案。如果你确实理解了对方的需求,并认为当下不值得接受,你可以说:“我现在还无法答应,因为成功的可能性很低”“需要的资源太多了”“现在我手头的其他工作跟这件事冲突了”或者“这可能会导致不好的结果”。

时机方面,最重要的是要先认真考虑和分析需求,然后立即回答是否接受。 不要直接拒绝,不然会让人觉得你对这个需求不屑一顾,但也不要一直拖着对方。 如果你拒绝的理由其实是想说“现在不行,但马上就可以了”的意思,那就让对方知道。如果回答是:“我不行,但我知道有人可以做到”或“我不行,但是我可以协助你找到其他能做到的人”,那么也要尽早说出来。如果回答是:“我可能不会、不能也不应该这么做,这是个坏主意,所以你也不应该这样做”,那么要在提需求的人强迫你或其他人之前就说出来。

接受有价值的需求

拒绝的目的是为了接受更有价值的需求,这将提升自我的价值、建立良好的关系并提高声誉。

更有价值的需求,需要和你要承担的任务、体现的价值、排出的优先项、掌握的基本原则以及上级的命令保持一致,使你满怀信心又好又快地完成工作。 换句话说,这类需求会让你发挥特长,或者给你机会发展新的特长。这样的好需求会让你把时间、精力和资源投入到很有可能成功的事情上,并带来巨大的潜在利益。

已承诺的任务,关键要沟通清晰和有执行重点。首先,明确解释自己接受的原因:你可以给这个项目带来更多价值,你想合作,你看到了其中的好处。然后定下自己的行动计划,特别是可接受的交付成果。

确认双方商定好了细节,包括对方对你的需求、需要合作的部分、工作完成时间、项目进程监督者、讨论后续事项的时间。如果是多阶段项目,你可能需要多次这样的沟通。

大部分人都有太多要做的事情,却没有足够时间。 答应老板、团队成员和其他人的需求可以让你找到存在感,但也会让你感到疲倦。保持长期成功的唯一方法就是擅长合理拒绝、让对方感觉到被尊重,只答应合理、有清晰应对计划的需求。

关键词: 职场

布鲁斯·图尔甘(Bruce Tulgan)| 文   

布鲁斯·图尔甘是管理培训公司RainmakerThinking的创始人,著有《在职场成为不可或缺人才的艺术:赢得影响力,战胜过度承诺,做好正确的事》(The Art of Being Indispensable at Work: Win Influence, Beat Overcommitment,and Get the Right Things Done)哈佛商业评论出版社,2020年出版。

孙燕 | 译   蒋荟蓉 | 校   腾跃| 编辑

2021中国新增长年度榜单

新增长年度榜单评选活动由《哈佛商业评论》中文版主办,至今已历时四年。榜单基于创新的增长实践案例与真实的商业表现,旨在评选出在新的增长时代中,最具增长影响力的商业人物,以及最具开辟增长能力、长期增长潜力的企业。

第四届新增长年度榜单申报通道将于 10月31日关闭 ,您可点击 下方图片 文末阅读原文 进入榜单报名页面,下载报名表格,并将填写好的表格连同其他补充材料,一起发送至报名表中指定的邮箱。

i哈评小程序 每日上新

长按扫码即刻体验

《哈佛商业评论》联系方式

投稿及内容合作 | [email protected]

广告及商务合作 | [email protected]

公众号ID:hbrchinese

长按二维码,订阅属于你的“卓越密码”