關於高校科研經費使用的現狀、問題及對策

語言: CN / TW / HK

近年來,隨著高校科研專案的資金投入規模在不斷加大,科研報銷的業務量也在不斷的增長。因此,加大對各單位科研專案資金使用的管控是十分必要的。科研專案資金的投入可以體現出一個單位的創新水平,對科研經費的管理是科學技術不斷創新的保障,亦是一個單位資金管理水平的體現。政府先後頒佈了一系列落實“放管服”法規的檔案,其中科研經費管理改革是一項重要舉措。

■文/曾瑩

關鍵詞:高校;科研經費;現狀;問題;對策

在目前科研業務頻繁、支出金額加大的情況下,既要不斷完善科研經費的管理制度,又要有效地應對海量的科研經費報銷的專案。本文通過探討高校科研經費使用的現狀、問題及對策來為科研機構的費用管理提供借鑑和啟示:

一、科研經費使用的現狀

科研經費的管理,在高校裡面主要是歸屬於兩個部門:一是科技處,一是財務處。科技處主要是管理專案申報、立項、結題等環節,財務處主要是管理專案資金下達以後的使用和協助結題時的財務決算報告稽核。本文主要是討論科研經費在財務處管理下的使用情況。 目前科研經費使用,高校大都採用網上報銷模式。網上報銷的主要流程為:科研人員登入網上報銷系統→現場預審接收→稽核制單→通過→賬務處理→完成報銷。網上預約報銷成功後,申報人列印各業務類別(日常報銷、差旅報銷、借款等)的網上預約報銷單,經專案負責人簽字稽核,在指定時間交到財務處預審。若未按照網上報銷系統提示提交的報銷單據或原始票據不符合財務報銷規定的,則會收到駁回提醒。提醒中包含需要補齊的材料或者說明,材料補齊後進行再次預約或者稽核。根據各項報銷費用的要求進行各項原始憑證的整理與貼上要求。終審,最後生成記賬憑證。網上報銷是一種財務管理理念的二次創新,是計算機技術在財務領域的一次全新的演繹。它運用網際網路的技術,對財務工作實行統一的管理、協同作業,針對單位財務報銷事項做事前、事中及事後的全程全面的、高效的管理和監督,是一種嶄新的財務管理模式。

高校應用網上報銷系統,上報各單位科研專案報銷的精確度也在不斷提高。簡化了煩瑣的報銷流程,方便了科研單位報銷人員報銷的同時,更提升了科研單位的報銷效率,提高了財務管理的整體水平。網路報賬系統執行之後,報銷人員不再受到時間與地域的限制。只要能提供網際網路登入的計算機都能根據帳號和密碼登入系統,及時進行費用申報,財務人員可在財務系統中根據申報人員提供的資訊進行稽核,稽核無誤後通過下達支付指令,完成報銷。

二、科研經費使用網上報銷模式比傳統的手工報銷具有的優勢

(一)實行網上預約報銷,可以減少排隊等待時間以及可以即時提交報銷單

網上報銷不限報銷數量,不會造成排隊現象。在網路報銷的模式下,科研人員無需多次到財務部門進行問詢,減少報銷人員的問題處理時間的損耗,避免了嘈雜擁擠的環境致使財務工作人員效率低下;還有財務人員可以根據事項的輕重緩急對報銷專案進行排序,選擇相對固定的工作時間處理網上報銷單據,改善了財務人員工作環境,提高了財務人員的工作效率。

(二)銀企直接兌付,預約報銷人填報報銷資訊,避免出納二次錄入

網上報銷模式對所有報銷單據進行了分類,如報銷材料費需填寫材料費預約報銷單、報銷測試化驗加工費用需填寫測試化驗加工費預約報銷單,各單位對經費進行個性化的設定以使其符合各單位科研經費報銷的需要,而且經辦人的相關資訊如姓名、所在部門、專案名稱等均已在初始化資訊維護時錄入,科研人員可在填寫時自動關聯彈出可選對話方塊供申報人員選擇;報銷單據對於必輸欄目設定了強制輸入提醒,既有效減少了人工填寫錯誤的概率,又避免出現單據填寫不完整的問題。網上報銷系統亦有重要欄目選項有選擇功能,申報人員只需要所提供的專案中進行選擇即可。

(三)網報模式強化了預算事前控制

網上報銷模式中科研人員能及時瞭解每種支出型別的專案預算,在審批前實現預算總額和預算明細的同步控制,從而在系統層面避免出現無預算或是超預算支出的現象,加強預算管理,避免年終調賬情況的發生,也提高科研專案管理效率。

(四)報賬資訊化與便利課題結項

網上報銷模式下,科研人員可以實現審批情況的實時反饋。以前報銷人往返於財務部門或者是通過電話詢問報銷狀態,而網上報銷模式實施之後,其可以自行登入系統實時檢視單據狀態和彙總資訊。年終專案結題驗收時,科研人員可以檢視專案每張單據對應的憑證號及電子附件,不用再集中赴財務檔案室影印驗收資料的會計憑證,可以直接登入系統查詢並進行批量下載。同時,報銷專案經費時,每筆支出均已經對應預算開支科目的功能分類和經濟分類,年終編寫專案財務決算時,科研人員不用再根據財務賬上的經濟分類科目進行重新歸集,能夠更加直觀地獲取資料,為科研專案結題驗收工作帶來極大的便利。

三、科研經費使用存在的問題

(一)在採用網上報銷模式後,由於對所有報銷事項的數量沒有限制,每天都是不限號的,這就導致了單據數量的極度不平衡,造成了業務量的大幅增加

對於一些金額較小的業務也會開出一張單據進行報銷,這就進一步加大了憑證數量,加重了財會人員的工作量,影響了電腦的執行以及資料庫系統的維護,不僅降低了財會人員的工作效率,而且影響了報銷事項的完成進度。同時,由於存在現金支付限額1000元的規定,報銷人有些時候為了規避限額,還出現了拆開單分開報銷的現象,這進一步導致了憑證量和銀行支出筆數的劇增,從而加大了相關人員的報銷和銀行支付工作。

(二)在商品交易過程中,有些業務無法取得正式的發票

如購買動植物等,這類動植物通常是直接向農戶或者飼養者購買的,這些供應者無法即時開出發票,為能通過財務稽核,避免科研人員自己的損失,存在著通過另外代開發票來報賬的弊端,這會使得商品名稱、商品數量以及商品單價上的不準確、不真實。

由於長期合作的關係,科研人員在購買實驗用材料和試劑時,會找一直有合作的供應商進行各項採購,這將會出現有些業務集中於幾個供應商的情況。而且因為有長期合作的關係,報銷人有可能與供應商共謀,進而產生虛開發票,所購物品、材料與真實業務不符合等現象。雖然單據是合格的,但業務的真實性存疑,報銷人會有套取資金的嫌疑。

(三)由於科研實驗的不確定性,難免會出現在專案資金使用過程中,會出現與預算不一致的情況,在這種情況下,就要進行修改專案預算

但預算修改需要涉及到科技處以及財務處這兩個部門,雙方容易產生“扯皮”、“踢皮球”等現象。因為科研部門是以研究支出的真實性為依據的,而財務部門是以報銷制度為依據的,這兩者有時會產生不一致的意見並互相推諉,這不僅影響到了預算的及時變更,還會影響到資金的支付以及科研專案的進度等等。

(四)科研儀器裝置購置缺乏前期的論證、統籌,容易造成購置重複性、使用效率低等情況

科研專案預算申報時,購置相關固定資產佔用專案預算比例較高,資金額度大,並且購入固定資產支出較為容易,因此專案申報時,科研人員僅僅考慮與研究課題相適應的儀器裝置,未站在學校資源共享的層面考慮匹配度,而且資產管理部門在專案申報時未參與其中,這樣使得儀器裝置購置後的使用效率的有效性有待考量。而且相關的儀器裝置的預算支出均可在短時期內通過,預算支出進度快,儀器裝置的資金佔用金額較大,因此形成了資金的不必要浪費。

三、科研經費使用問題的應對措施

(一)在網上預約報銷的時候,對報銷金額設定最低限額

對於一些金額較小的報銷專案,提倡以先分類後彙總再報銷的方式進行,從而控制報銷發票的數量。除此之外,還應該設定每日報銷發票的數量限額,從根本上解決拆分單據量和銀行支付量大幅度增加的問題。

(二)針對虛開發票的現象,通過強化內控,建章立制,通過制度約束來控制虛開發票的行為

為有效的避免虛開發票的行為,可以讓報銷人提供與銷貨方付款憑證、轉賬記錄、物流記錄等可以證明業務真實性的相關憑據,檢視發票背後的實質以及資金用途流向,從而判斷髮票是否假髮票、是否虛構了相關的業務。當然,還可以通過電話查詢、網路查詢等途徑瞭解業務的真實性。

對於集中採購的,以及涉及金額較大的採購業務,學校通過建立試劑材料採購平臺,學校根據供應商的資質、產品情況以及以往的聲譽等去選擇一些合格的供應商引進到平臺,儘量拓寬供應商的數量,讓科研人員有更多的選擇。對於價格波動較大的採購支出,學校同時建立相關材料和物品的市場價格資訊庫,與其他各供應部門以及市場中介形成良好的資訊共享機制,增強資訊溝通的程度,降低資訊的不對稱性。當然,在保證產品質量以及市場價格的情況下,學校也可以對大量數額的材料和物資進行招投標,並報學校審批後執行。科研人員可以在指定的供應商處進行採購,必須嚴格按照該專項經費的管理規定在專案預算範圍內執行。學校對供應商的資質、產品質量等情況進行檢查也是十分必要的。

(三)在預算調整過程中,加強各部門協作,讓財務處與科技處及時溝通、多交流、多協調,形成有效的工作合力,從業務和財務這兩個方面來確定預算變更的合理性

同時,學校也要指導科研人員根據外部環境與專案中的問題來改變預算、靈活處理,從而增強其研究支出的真實性,使得其更加符合現有的報銷制度。

(四)學校應該強化固定資產的管理意識,健全相關資產的管理制度

同時,學校也應該加強有關稽核人員的崗前培訓工作,提升其專業技術性,在稽核報銷清單時,應按照科研專案計劃在預算範圍內嚴格稽核與執行,並且從全域性出發,判斷相關的裝置是否存在著重複採購、浪費科研資金等現象。對於此類不良現象,應不予批准購買,從而從根本上杜絕相關浪費資金事項的發生。當然,對於一些相關的醫用裝置等金額較大、技術性強的裝置,學校應該不定期地通過微信工作群、公眾號等平臺,實時推送一些相關裝置資訊,做到及時科普。在不影響科研進度以及資金允許的情況下,號召大家儘量購買一些先進的機器裝置,而不購買已經被淘汰了的或者以及購買了的裝置。學校應該建立資產共享平臺,在專案申報預算時提前介入,指導科研人員在做裝置預算時,購買的裝置是學校短缺的和急需的,而且符合研究需要,這樣可以避免浪費。