專業Excel圖表的基礎知識(Charley Kyd)

2019-04-14 02:53:41

作者:Charley Kyd,MBA 
Microsoft Excel MVP,2005-2014 
電子表格儀表板之父報告

(Charley Kyd 老先生的一篇文章,轉給最近來的新朋友們)

當您進行報告時,您無法將資料從您的資料傳輸到讀者的大腦。但下一個最好的選擇是使用優秀的圖表。

“卓越的圖表”是指相對較小,易於理解且具有專業外觀的圖表。

不幸的是,很少有Excel圖表具有專業外觀。為了說明,這是一些用於某些人工資料的標準Excel圖表。

標準Excel圖表。

相反,請考慮下面的圖表。左邊的圖表顯然來自華爾街日報 ...因為它是這樣說的。右邊的圖表來自Excel。這兩個圖表看起來都是專業設計的。

華爾街日報的圖表和專業設計的Excel圖表。

這是另一個例子。左邊的圖表來自商業週刊,右邊的圖表來自Excel。

商業週刊的圖表和專業設計的Excel圖表。

在本文中,我將解釋如何建立“華爾街日報”中的示例所建議的版本。在此過程中,我將為您提供有關如何使Excel圖表看起來更專業的一般概念。

但是,您不需要複製專業設計圖表的確切格式,以使Excel圖表具有專業外觀。為了說明,我的Kyd War Room 儀表板報告中的下圖在 其圖表中使用了類似的Excel技術。(線條顯示實際效能,區域圖顯示有針對性的表現。)

基德戰爭室

如何在Excel中建立WSJ圖表

建立圖表,第1步

這是我們用於建立華爾街日報(“WSJ”)圖表的示例資料。

要在Excel中建立預設柱形圖,請首先選擇範圍A2:B6。然後,在功能區中,選擇“插入”,“圖表”,“柱形圖”,“聚簇列”。

執行此操作後,Excel將建立一個類似於本文第一個圖中所示的大圖表。

Excel的預設圖表包含標題。但我們會使用不同的方法。因此,在圖表中選擇標題,然後按鍵盤上的Delete鍵。

此外,單擊並拖動圖表的一角以將其縮小到工作表中大約三列的寬度。執行此操作後,您的圖表應如下所示:

第2步

要使藍色列更寬,請單擊圖表中的任何列,然後按鍵盤上的Ctrl + 1以在Excel中顯示“格式化資料系列”側面板。在“系列選項”選項卡中,將“間隙寬度”設定為5%。

如果要使用WSJ使用的藍色,請首先確保仍然選中藍色列。然後單擊“格式資料系列”側面板的“填充和線條”選項卡。在“填充”部分中,選擇“實心填充”。單擊“顏色”,然後單擊“更多顏色”以啟動“顏色”對話方塊。然後將顏色設定為紅色= 1,綠色= 144,藍色= 184。

執行此操作後,您的圖表應如下所示:

第3步

您現在需要為圖表上方的標題,標題和度量單位文字騰出空間。因此,單擊並向右拖動幾個列幾分鐘。

在單元格D1中,輸入標題YTD Sales。分配字型Franklin Gothic Demi Cond。如果您沒有該字型,請為標題指定另一種字型。使字型16點,並使其加粗。

不需要標題。但是,如果您決定新增一個,請在單元格D2中輸入,然後在必要時在單元格D3中繼續。將標題格式化為10磅Arial Narrow。

為了更新標題中的日期,我在顯示的單元格中使用了這個公式:

D2:  ="Year-to-date retail sales for "&TEXT;($B$8,"mmm-yyyy")&", "  

如果需要,您可以建立類似的公式。

對於度量單位文字,請輸入...

 ▼千美元

......在單元格D4中。向下的黑色三角形是Unicode字元。在Excel 2013及之後,您可以使用以下公式生成它:

 = UNICHAR(9660)

( 帶有Excel圖表的可下載工作簿還包括一個帶有向上,向下,向左和向右的黑色三角形Unicode字元的工作表。)

您希望度量單位的文字可讀,但容易忽略。因此,將其字型設定為8個點,併為其提供中深灰色。

你的圖表現在應該是這樣的:

步驟4

您幾乎已準備好將圖表與D列中的文字組合。但首先,選擇您的圖表,如有必要,按Ctrl + 1顯示側面板,然後在“填充和線條”選項卡中,將圖表的“填充”值設定為No Fill,其Border值為No Line。

現在,按Ctrl + x剪下圖表。選擇包含度量單位文字的單元格D4,然後按Ctrl + v將圖表貼上到該單元格。執行此操作後,您的圖表圖形應如下所示:

第5步

如您所見,圖表頂部的繪圖區域與度量單位文字略有重疊。但這不是問題。如果需要,您只需單擊圖表的邊緣以選擇它,然後點選鍵盤的向上箭頭一次以選擇繪圖區域。(您也可以單擊其中一列之上和網格線之間的白**域。)

選擇繪圖區域後,將滑鼠懸停在其頂部中心手柄上方,然後單擊並向下拖動手柄,直到頂部垂直軸標籤看起來正確位於度量單位文字下方,如下所示...

第6步

通常,我在圖表下方的一個或兩個單元格中輸入文字。一個單元通常包含資料來源。對於內部資料,來源通常是關閉的數量,在許多公司將告訴您的讀者資料是初步還是最終。它也可以是訂單,購買或其他任何來源。如果來源對您的讀者來說是顯而易見的,您可以省略它。

最後一個單元格通常包含建立圖表的人員的聯絡資訊。這樣,人們就會知道如何去尋找有關圖表或其內容的問題。

要新增文字的兩個單元格,只需在圖表下方輸入它,如下圖所示。

最後,我通常會為圖表軸中的標籤指定粗體字。要這樣做,只需選擇其中一個軸,按Ctrl + b,然後選擇另一個軸,然後選擇相同的軸。

完成後,選擇了圖表物件,工作表應如下所示:

第7步

當然,如果未選擇圖表物件,則圖表圖形應如下圖所示。

要使圖表數字更寬,您可以擴大工作表中的列或在圖表區域中插入列。

要使圖表更高或更短,您可以在圖表區域中新增或刪除工作表行。

這只是介紹如何使您的圖表看起來更專業。

第8步





熱點新聞